W dzisiejszym środowisku biznesowym rola asystentki zarządu nabiera coraz większego znaczenia. Pozornie zakres jej obowiązków może się wydawać typowy i niezbyt wymagający. W rzeczywistości to kluczowe stanowisko, które ma ogromny wpływ na efektywne funkcjonowanie całej organizacji. Asystent lub asystentka zarządu to nie tylko osoba odpowiedzialna za organizację spotkań czy zarządzanie kalendarzem swojego szefa. To zaufany partner, który dba o efektywność pracy kluczowych osób w firmie. 

Sprawdźmy więc, jakie obowiązki spoczywają na asystentce zarządu, jakie kompetencje są niezbędne do pełnienia tej roli oraz dlaczego osoba na tym stanowisku jest potrzebna w każdej organizacji.

Kim jest asystentka zarządu i jaki jest zakres jej obowiązków?

Asystentka zarządu to wysoko wykwalifikowana i doświadczona profesjonalistka, która zapewnia wsparcie administracyjne, organizacyjne i menedżerskie członkom wyższej kadry kierowniczej. W swojej pracy koncentruje się na zapewnieniu efektywnego funkcjonowania zarządu, umożliwiając skupienie się na ich kluczowych i strategicznych obowiązkach poprzez organizację pracy, reprezentację firmy na zewnątrz, zarządzanie informacjami oraz wsparcie administracyjne. Jej zakres obowiązków obejmuje m.in.:

1. Wsparcie zarządu

Kluczowym zadaniem asystentki zarządu jest efektywne wsparcie działań kadry kierowniczej. Do zakresu jej obowiązków w tym zakresie należy: 

  • Organizowanie spotkań, walnych zgromadzeń i konferencji oraz uczestniczenie w nich (jeśli zachodzi taka potrzeba). Jej rola obejmuje wówczas sporządzanie notatek (tzw. „minutek”) i stworzenie z nich raportów, co pozwala ich uczestnikom na uschematyzowanie informacji.
  • Sprawowanie nadzoru nad kalendarzem dyrektorów lub/i prezesów. Dzięki jej działaniom kadra zarządzająca może skupiać się na innych obszarach niż tworzenie lub koordynowanie grafików i szukanie wolnego slotu na spotkanie z klientem, kontrahentem lub pracownikiem. 
  • Zarządzanie korespondencją oraz koordynacja spotkań i podróży służbowych. Dzięki tym działaniom członkowie zarządu mogą skupić się na swoich strategicznych zadaniach, takich jak podejmowanie decyzji czy realizacja kluczowych celów biznesowych. 

2. Reprezentacja firmy

Asystentka zarządu często reprezentuje firmę na zewnątrz. Staje się pierwszym punktem kontaktu dla osób spoza organizacji, które dzwonią, odwiedzają jej siedzibę lub chcą zorganizować spotkanie z managementem. Na podstawie tego pierwszego kontaktu, partnerzy biznesowi oraz pozostali interesariusze tworzą sobie zdanie na temat danej organizacji. Z tego względu profesjonalizm i komunikatywność asystentki zarządu są kluczowe dla wizerunku firmy. 

3. Zarządzanie informacjami

Asystentka jest również odpowiedzialna za zarządzanie przepływem informacji w firmie. Ma dostęp do poufnych danych i musi umiejętnie nimi zarządzać, dbając o pełną poufność i bezpieczeństwo. Kandydatów na to stanowisko powinna więc cechować dyskrecja, takt oraz pełna dojrzałość biznesowa. Podczas rekrutacji na to stanowisko warto więc skupić się na weryfikacji umiejętności miękkich. Dobrą asystentkę cechuje otwartość i komunikatywność, dzięki czemu zawsze orientuje się, gdy coś ważnego dzieje się w organizacji. 

Spodobał Ci się ten artykuł? To też Cię może zainteresować:

Czy asystentka zajmuje się prywatnymi sprawami zarządu?

Często ze strony kandydatów pojawiają się pytania o to, czy zakres ich obowiązków będzie obejmował również kwestie i sprawy prywatne. Są one zazwyczaj odbierane przez pracodawców w dwojaki sposób. Z jednej strony management współpracujący od lat z asystentkami nie widzi nic złego w załatwianiu zwykłych, codziennych, prywatnych spraw. Z drugiej strony natomiast niektórzy pracodawcy nie wyobrażają sobie sytuacji, w której pracownik wspierałby ich w obowiązkach wykraczających poza strefę zawodową. 

Należy pamiętać, że jeśli oczekujemy wsparcia w kwestiach prywatnych lub/i w niestandardowym czasie, wykraczającym poza godziny funkcjonowania biura, musimy to uwzględnić w ofercie pracy. Poza tym warto rozważyć, czy szukamy osób na stanowisko Executive Assistant czy Personal Assistant. 

Czy asystentka zarządu może pracować hybrydowo?

Możliwość pracy hybrydowej staje się coraz bardziej popularna na wielu stanowiskach. Z tego względu rośnie liczba organizacji, które nie widzą przeszkód w hybrydowej pracy asystentek zarządu. Należy jednak pamiętać, że możliwość pracy hybrydowej zależy od specyfiki danego stanowiska, branży i firmy. 

Elastyczności oczekują również kandydatki starające się o stanowisko asystentki zarządu. Pracę hybrydową uznają bowiem za jeden z najatrakcyjniejszych benefitów. Osoby na tym stanowisku oferują pełne wsparcie managementowi, ale w zamian oczekują możliwości zarządzania własnym grafikiem i zaufania, które pozwolą im na efektywne działanie.

Jakie umiejętności powinna posiadać asystentka zarządu?

Asystentka zarządu pełni strategiczną rolę i wspiera kadrę kierowniczą na wielu płaszczyznach — od organizacji codziennych zadań, po realizację strategicznych projektów. To stanowisko, które łączy w sobie wiele funkcji i wymaga wszechstronnych umiejętności.

Aby sprostać tym wyzwaniom, asystentka zarządu musi posiadać szereg umiejętności, które wykraczają poza biegłość w obsłudze komputera czy znajomość kalendarza jej przełożonego. Do kluczowych kompetencji, które powinna posiadać osoba na tym stanowisku, należą: 

Znajomość języków obcych

Niezwykle istotną i pożądaną kompetencją na dzisiejszym rynku pracy jest znajomość języków obcych. Język angielski nie jest już dodatkowym atutem, lecz podstawową umiejętnością, którą powinna posiadać każda osoba starająca się o pracę na stanowisku asystentki zarządu. 

Często bowiem asystentka wspiera nie tylko polskojęzycznych członków zarządu, ale również obcokrajowców. Nawet jeśli zarząd posiada swoją siedzibę w Polsce, to w 90% przypadków współpracuje z kontrahentami zza granicy. Dlatego właśnie doskonała znajomość języka angielskiego podkreśla profesjonalizm osoby piastującej to stanowisko. 

Obsługa narzędzi biurowych i technologii

W dzisiejszym świecie biznesu zdominowanym przez technologię, asystentka zarządu powinna biegle obsługiwać narzędzia biurowe, takie jak Microsoft Office czy Google Workspace. Osobie na tym stanowisku przyda się również biegła znajomość oprogramowania do zarządzania projektami. Mile widziana jest również podstawowa umiejętność obsługi programów graficznych. 

Umiejętność zarządzania czasem

Zarządzanie czasem to jedna z podstawowych umiejętności, które powinna posiadać asystentka zarządu. Zakres obowiązków osoby na stanowisku Executive Assistant obejmuje nie tylko własną organizację pracy, ale przede wszystkim zarządzanie harmonogramem zarządu. Koordynowanie spotkań, ustalanie terminów oraz podróży służbowych wymaga precyzyjnego planowania i umiejętności priorytetyzowania zadań.

Doświadczenie w organizacji konferencji lub wydarzeń

Asystentka zarządu jest odpowiedzialna również za organizację różnych wydarzeń, takich jak konferencje, szkolenia, spotkania biznesowe lub imprezy firmowe. Musi zatem posiadać doskonałe zdolności logistyczne, negocjacyjne, delegowania zadań oraz zarządzania budżetem. Konferencje lub wydarzenia firmowe mają bowiem wpływ na wizerunek organizacji. 

Znajomość aspektów prawnych i ekonomicznych w biznesie

Asystentka zarządu powinna posiadać, chociaż podstawową, wiedzę z zakresu prawa i ekonomii, związaną z działalnością swojej organizacji. Może to obejmować m.in. przepisy związane z prawem pracy, przepisami handlowymi, ochroną danych osobowych czy też z regulacjami typowymi dla danej branży. Powinna również posiadać wiedzę z zakresu budżetowania, analizy kosztów czy podstawy rachunkowości. Dzięki swojej wiedzy w tym zakresie jest bowiem w stanie jeszcze lepiej wspierać zarząd w jego działaniach operacyjnych.

Komunikacja interpersonalna

Osoba na stanowisku asystentki zarządu powinna się doskonale komunikować. Musi zarówno precyzyjnie przekazywać informację, jak i uważnie słuchać. Osoba na tym stanowisku często współpracuje z różnymi osobami w firmie i poza nią, w tym z członkami zarządu, menedżerami, pracownikami oraz zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Dobre umiejętności komunikacyjne pomagają w nawiązywaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji zawodowych. 

Jak ustalić poziom zarobków asystentki zarządu?

Ustalając poziom zarobków asystentki zarządu, należy również odpowiedzieć na pytania, czy poszukiwana osoba będzie:

  • wspierać tylko management czy też inne działy firmy
  • tylko organizować podróże służbowe czy również w nich uczestniczyć
  • realizować wyłącznie zadania służbowe, czy również osobistych
  • pełnić funkcje wyłącznie wsparcia zarządu czy również na front office 
  • współpracować tylko jednym dyrektorem/prezesem czy całym zarządem

Wszystkie te pytania warto zadać sobie przed stworzeniem opisu oferty pracy. Dopiero wówczas będziemy w stanie realnie zaplanować budżet na to stanowisko. 

Jeśli poszukujemy eksperta lub ekspertki z wieloletnim doświadczeniem i biegłą znajomością języka angielskiego, musimy przygotować się na oczekiwania finansowe na poziomie od 12 000 PLN brutto. Jeśli jednak organizacja nie przewiduje premii na tym stanowisku, wysokość zarobków będzie wynosiła od 13 000 PLN brutto.

Należy się zastanowić, czy mówimy o osobie, która dopiero zaczyna swoją karierę jako asystentka zarządu, powoli poznaje tajniki tej pracy, uczy się elastycznego podejścia i umiejętności porozumienia się z osobami o różnych charakterach i temperamentach. Zupełnie inne podejście należy mieć wobec specjalistki, która pracowała już w niejednej organizacji i miała szansę współpracować z wieloma członkami zarządu. Jej zarobki będą się znacząco różnić. Zgodnie z najnowszym raportem płacowym Devire wynagrodzenia na stanowisku Executive Assistant wahają się pomiędzy 10 000 a 17 000 PLN brutto, a w przypadku stanowisk Personal Assistant wynagrodzenie sięga nawet 20 000 PLN brutto.

Jedno miejsce. Wszystkie przeglądy wynagrodzeń. Sprawdź Salary Hub Devire. 

Jak znaleźć odpowiednią kandydatkę na stanowisko asystentki zarządu?

Jak zidentyfikować prawdziwą ekspertkę w roli Executive Assistant? Przede wszystkim należy skupić się na kompetencjach oraz doświadczeniu – asystentka zarządu rzadko opiekuje się biurem, wita gości na recepcji czy robi zamówienia na artykuły biurowe lub spożywcze. Osoba na tym stanowisku jest odpowiedzialna za zarządzanie kalendarzem prezesa, organizowaniem i rozliczaniem podróży służbowych, optymalizacją kosztów, sporządzaniem prezentacji, tłumaczeń, raportów czy przemówień. 

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej należy również skoncentrować się na kompetencjach miękkich osoby aplikującej na stanowisko asystentki zarządu. Musi bowiem charakteryzować ją łatwość w nawiązywaniu kontaktów międzyludzkich oraz ogromną dyskrecją. Jest bowiem jedyną osobą, zaraz obok członków zarządu, która posiada największą ilość informacji na temat organizacji. 

Warto sprawdzić poziom odpowiedzialności oraz dojrzałości biznesowej, odporności na stres oraz asertywności. Osoba na stanowisku Executive Assistant musi umieć powiedzieć stanowczo „nie” pracownikom, którzy mają tendencją do zrzucania swoich obowiązków na innych i nie rozumieją istoty roli asystentki w strukturze organizacji. Nie można zapominać również o kreatywności, jak i o umiejętności priorytetyzacji zadań, tak kluczowej na stanowisku asystentki zarządu. 

Aby ocenić kompetencje miękkie kandydata na stanowisko Executive Assistant, można wykorzystać różnorodne narzędzia. Popularnym podejściem są wywiady behawioralne, w których kandydaci opowiadają o swoich wcześniejszych doświadczeniach i sposobach radzenia sobie z różnymi sytuacjami. Testy psychometryczne, takie jak MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) lub testy EQ (Inteligencji Emocjonalnej), także dostarczają cennych informacji o umiejętnościach interpersonalnych i zdolności do współpracy. Kompetencje analityczne można natomiast sprawdzić za pomocą testów logicznego myślenia i rozwiązywania problemów, takich jak testy numeryczne, testy zdolności krytycznego myślenia, a także zadania typu case study, w których kandydat musi przeanalizować dane i zaproponować rozwiązania konkretnych problemów biznesowych.

Planujesz rekrutację do swojego zespołu? Zaufaj firmie rekrutacyjnej Devire.

Jak zatrzymać asystentkę zarządu na stanowisku?

Aby zatrzymać asystentkę zarządu na stanowisku, kluczowe jest stworzenie sprzyjającego środowiska pracy, które promuje rozwój zawodowy i osobisty. Oferowanie jasnych ścieżek kariery oraz regularnych szkoleń i możliwości podnoszenia kwalifikacji może zwiększyć zaangażowanie i satysfakcję z pracy. 

Ważne jest także docenianie wysiłków i osiągnięć poprzez system nagród i uznania. Elastyczność w organizacji czasu pracy, możliwość pracy zdalnej oraz dbanie o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym również przyczyniają się do lojalności pracowników. Ponadto, budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej, w której panuje otwarta komunikacja i wsparcie ze strony przełożonych, znacząco wpływa na decyzję o pozostaniu w firmie.

Wyzwania związane z rekrutacją asystentki zarządu

Wbrew pozorom rekrutacja na stanowisko Executive Assistant nie należy do najłatwiejszych. Proces zatrudnienia takiej osoby stawia przed firmami szereg wyzwań. Jest to bowiem dość specyficzne stanowisko, które wymaga nie tylko odpowiednich umiejętności zawodowych, ale również cech osobistych i zdolności adaptacyjnych. Znalezienie specjalistki, która będzie pasować do kultury organizacyjnej i wartości firmy, może być naprawdę trudne. A to kluczowy warunek dla długofalowej i udanej współpracy z zarządem. 

Poza tym talent pool Executive Assistant w Polsce jest raczej ograniczony. Niewielka liczba dostępnych kandydatek i kandydatów, którzy spełniają wszystkie niezbędne kryteria, skutkuje zaciętą rywalizacją o najlepsze talenty na rynku. Na stanowisko Executive Assistant (i zbliżonych) możemy znaleźć w poszczególnych miastach naprawdę niewiele rzeczywiście wykwalifikowanych osób:

  • w Warszawie – ponad 800
  • w Poznaniu – ponad 300
  • w Krakowie – ponad 200
  • we Wrocławiu – ponad 110 os. 
  • w Trójmieście – prawie 40 osób
  • w Katowicach – prawie 25 osób

Powyższe dane dobitnie pokazują, że liczba wykwalifikowanych kandydatów, którzy posiadają niezbędne umiejętności i doświadczenie na tym stanowisku, jest naprawdę niewielka. Rynek więc jest naprawdę konkurencyjny, a znalezienie odpowiedniej osoby na stanowisko asystentki zarządu może stanowić wyzwanie dla wielu firm. Organizacje często są zmuszone konkurować o najlepsze talenty, oferując atrakcyjne warunki pracy, pakiety wynagrodzeń oraz możliwości rozwoju zawodowego.

Perspektywy zawodowe dla asystentki zarządu

Asystentka zarządu to zawód z doskonałymi perspektywami kariery. Wraz ze zdobytym doświadczeniem, osoba na tym stanowisku może rozwijać swoją karierę w różnych kierunkach, czerpiąc z bogatego zestawu umiejętności. Ma możliwość awansu m.in. na wyższe stanowiska administracyjne, managerskie czy kierownicze. Asystentki zarządu, posiadające wieloletnie doświadczenie, mogą również pełnić rolę trenerów lub szkoleniowców. Praca w międzynarodowym środowisku oraz znajomość języków obcych daje jej również możliwość pracy nie tylko w Polsce, ale również za granicą. 

Dlaczego rola asystentki zarządu jest tak istotna? Podsumowanie

Rola asystentki zarządu stanowi fundament wielu organizacji. Osoba na tym stanowisku jest niezwykle strategicznym i integralnym członkiem organizacji. Odgrywa istotną rolę w zapewnianiu efektywnego funkcjonowania zarządu i całej firmy. Bardzo często przewiduje potrzeby kadry kierowniczej i proaktywnie identyfikuje potencjalne problemy (zanim się pojawią). Dzięki temu zapewnia bezproblemowe funkcjonowania członkom zarządu, którzy mogą się skupić na swoich kluczowych obowiązkach. Ich wiedza, dyskrecja i zaangażowanie sprawiają, że są nieocenionym atutem każdej firmy. 

O autorce

Natalia Piotrowska – Recruitment Consultant w obszarze HR i Administracji – w Devire z sukcesem wspiera Klientów w rekrutacjach od blisko 3 lat. Posiada doświadczenie w prowadzeniu projektów na stanowiska asystenckie dla polskich i międzynarodowych organizacji, kładąc duży nacisk na zrozumienie potrzeb i relacje międzyludzkie. 

Szukasz sprawdzonej firmy rekrutacyjnej? Potrzebujesz wsparcia w rozbudowie obecnego zespołu lub tworzeniu nowych struktur? Bez względu na to, czy masz przed sobą długoterminowy plan rekrutacyjny czy krótkoterminowy projekt, możesz polegać na naszym wsparciu na każdym etapie. Sprawdź rozwiązania rekrutacyjne i outsourcingowe Devire.