Budżetowanie rekrutacji na 2024. Elastyczne rozwiązania.

Jak skutecznie działać z ograniczonym budżetem rocznym? Czy możliwe jest budżetowanie rekrutacji? Końcówka roku to zazwyczaj czas, gdy mniejsze i większe firmy przygotowują budżety na kolejne 12 miesięcy. Jednak nie wszystkie potrzeby mogą zostać bezpośrednio uwzględnione w planie wydatków. Przyczyną może być określona polityka firmy, warunki udzielania dofinansowań, a w dzisiejszej rzeczywistości – widmo stagflacji i przedłużającego się kryzysu gospodarczego, co oznacza, że wiele pozycji kosztowych (na przykład zatrudnianie nowych osób) może zostać zamrożonych lub zredukowanych.

W takiej sytuacji należy szukać oszczędności, jak również elastycznych rozwiązań, które będzie można dopasować do szybko zmieniającej się sytuacji rynkowej oraz struktury i ograniczeń budżetu.

W branży rekrutacyjnej istnieją dziś modele współpracy, dzięki którym można w optymalny sposób dysponować zasobami oraz zarządzać kosztami. W artykule przedstawimy rozwiązania rekrutacyjne na niepewne czasy i opowiemy o ich przewagach.

Budżetowanie rekrutacji na 2024. Jak zoptymalizować rekrutację?

Twoja firma ma okresowe „szczyty” rekrutacji lub jej potrzeby w tym zakresie często się zmieniają? Dynamicznie się rozwija lub dokonuje zmian w strukturach (nowy dział lub oddział, zakup spółki) i dlatego potrzebuje szybko zatrudnić specjalistów do swojego zespołu?

Do tej pory najbardziej popularne były dwa rozwiązania – budowa własnego działu HR lub zatrudnienie zewnętrznych rekruterów. Wewnętrzny dział rekrutacji oznacza duże stałe koszty, które w niepewnych czasach mogą stać się dla firmy obciążeniem – szczególnie, jeśli potrzeby rekrutacyjne zmieniają się z miesiąca na miesiąc i zdarzają się okresy zastoju. Jeśli zaś firma jeszcze nie ma własnego działu, jego stworzenie może również zająć dużo czasu i rzecz jasna wiele kosztować – po Twojej stronie pozostaje bowiem rekrutacja, przeszkolenie i administracja.

Z kolei najbardziej typowym modelu współpracy z rekruterami zewnętrznymi – Search & Selection – agencja rekrutacyjna poszukuje określonych pracowników na prośbę swojego klienta, a zajmujący się tym zadaniem rekruterzy po prostu wykonują dane zlecenie. Jest to rozwiązanie bardziej elastyczne kosztowo, ale specjaliści ci pracują zwykle jednocześnie dla wielu firm. Co jednak, gdy oczekujesz od nich pełnego zaangażowania – zarówno czasowego, jak i mentalnego?

Jeśli zmagasz się z takimi dylematami, być może rozwiązaniem Twoich problemów będzie RPO – Recruitment Process Outsourcing, czyli zlecenie wykonania usługi rekrutacji na zewnątrz. W przypadku tego modelu agencja całkowicie lub częściowo przejmuje odpowiedzialność za całość procesów rekrutacyjnych u klienta, a jej rekruterzy zostają oddelegowani do firmy, działając jak jej pełnoprawni pracownicy. Jest to więc model pośredni pomiędzy własnym działem HR a typową usługą Search & Selection, który ma najlepsze cechy obu tych tradycyjnych rozwiązań.

Rekruter (lub zespół) pracujący z ramienia agencji działa pod marką swojego klienta, na jego sprzęcie, i w jego biurze. Posługuje się adresem e-mail w jego domenie, a w mediach społecznościowych prezentuje się jako bezpośredni przedstawiciel firmy. Specjaliści ci nie prowadzą w tym czasie żadnych innych projektów rekrutacyjnych – cały swój czas poświęcają jednemu klientowi.

Wielką zaletą tego rozwiązania jest jego elastyczność – rekruterzy wykonują swoje obowiązki u klienta tak długo, jak potrzeba. To wygodne rozwiązanie również dlatego, że przez cały czas współpracy to agencja odpowiada za sprawy kadrowe, w tym wynagrodzenia rekruterów i ich urlopy. Rzecz jasna, jest ona w stałym kontakcie z klientem, reagując na zmieniające się wymagania.

To zatem świetne rozwiązanie, jeśli firma nie ma przewidzianych środków na zatrudnienie wewnętrznego działu rekrutacji, nie ma czasu na rekrutowanie specjalistów, czy też ma wakaty we własnym dziale HR. Agencja jest w stanie właściwie od zaraz dostarczyć doświadczonych rekruterów z odpowiednim know-how.

Z drugiej strony nie należy też zapominać, że praca rekruterów bezpośrednio w środowisku klienta pozwala lepiej zrozumieć jego potrzeby rekrutacyjne.

I jeszcze kilka liczb. Recruitment Process Outsourcing pozwala:

ograniczyć koszty rekrutacji nawet o 70% (w porównaniu z Search & Selection),
skrócić czas przeznaczony na rekrutację nawet o 40% (w porównaniu z wewnętrznym działem rekrutacji),
przyspieszyć zamknięcie projektów o 30% (w porównaniu z Search & Selection).

Wybierz swój zakres wsparcia

W jaki sposób wybrać ten właściwy model współpracy w ramach RPO? Należy przede wszystkim przyjrzeć się swoim potrzebom.

Załóżmy, że potrzebujesz pełnego wsparcia rekrutacyjnego uzupełnionego o szerokie doradztwo w zakresie employer brandingu i strategii. Być może Twoja firma dopiero zaczyna działać na lokalnym rynku i nie zna jego uwarunkowań (a musi zatrudnić właściwie cały zespół), albo po prostu ma duże potrzeby rekrutacyjne, które musi zaspokoić w określonym, często krótkim czasie. W takiej sytuacji najkorzystniejsze może okazać się kompleksowe rozwiązanie – w Devire nazywamy je modelem full RPO.

W jaki sposób wybrać ten właściwy model współpracy w ramach RPO? Należy przede wszystkim przyjrzeć się swoim potrzebom.

Jak zatrudniać, by budżet się zgadzał?

Zdarza się, że w budżecie firmy, oddziału lub działu brakuje środków na bezpośrednie zatrudnienie nowych ludzi (tzw. headcount freeze). Jest to problem szczególnie w czasach kryzysu, gdy wiele kosztów jest zamrażanych.

Kłopotliwą kwestią bywa także konkretny podział budżetu – różne centra kosztów mają przydzielone określone środki, których nie mogą przekroczyć. W niepewnej sytuacji gospodarczej trzeba być także przygotowanym na nagłe spadki przychodów, co oznacza, że długofalowa inwestycja w pracownika jest obarczona dużym ryzykiem.

Z pomocą może przyjść wtedy outsourcing pracowników. Model ten polega na tym że pracownik jest formalnie zatrudniany przez agencję rekrutacyjną, która odpowiada za jego wynagrodzenie i wszystkie sprawy kadrowe, a w praktyce zostaje oddelegowany do pracy w siedzibie klienta (lub zdalnie – ale zawsze na jego wyłączność). Niektóre agencje oferują także wyposażenie outsourcowanych pracowników w sprzęt biurowy, a nawet wynajęcie przestrzeni do pracy.

Oznacza to przede wszystkim optymalizację finansów (w tym tak zwanych „overheadów”, czyli stałych kosztów generowanych przez pracownika) i procesów biznesowych, ale także szybkie strategiczne wsparcie dla klienta, który chce pilnie obsadzić wakat czy potrzebuje osoby na czas określony.

Co ważne, koszt „wynajęcia” pracownika można zaliczyć na potrzeb wybranego centrum kosztów w firmie – tak, by zapewnić równomierną konsumpcję budżetu.

Jest to zatem rozwiązanie elastyczne, gdyż inwestycja w znalezienie, a czasem także przeszkolenie pracownika pozostaje po stronie agencji. To niezwykle ważne w czasach rynkowych turbulencji, gdy potrzeby kadrowe mogą zmieniać się właściwie z miesiąca na miesiąc.

Konkretny model współpracy w ramach outsourcingu trzeba dostosować do potrzeb firmy – możesz na przykład postawić na pracę tymczasową, gdy pracownik potrzebny jest Ci na okres nie dłuższy niż 18 miesięcy, podczas którego odbywa zastępstwo za nieobecną osobę lub pracuje nad określonym projektem. Jeśli z kolei potrzebujesz ludzi tylko do obsługi konkretnego procesu biznesowego, zdecyduj się na outsourcing procesu.

Eksperckie kompetencje na żądanie

Jeśli zarządzasz software house’em lub inną firmą działającą w branży technologicznej (albo masz rozbudowany dział IT), prawdopodobnie pracujesz projektowo. Jeden projekt się kończy, a kolejny zaczyna – i w każdym z nich potrzebujesz grupy ludzi z różnymi umiejętnościami. Niektóre kompetencje są Ci potrzebne doraźnie, niekiedy zaledwie na kilka dni lub tygodni – szczególnie, gdy chodzi o rzadko wykorzystywane technologie.

Czasem nawet każdy etap przedsięwzięcia jest wyceniany i planowany oddzielnie, przez co stanowi jakby odrębny projekt. Tym, czego najbardziej potrzebujesz, jest elastyczność – możliwość swobodnego doboru członków zespołu projektowego bez straty czasu czy konieczności inwestowania w ich stałe zatrudnienie.

W takim przypadku pewnie zainteresuje Cię niezwykle elastyczny model zatrudniania współpracowników – IT Contracting. Jest to „wynajem” ekspertów specjalizujących się w określonej technologii do realizacji projektu.

Widać podobieństwo tego modelu do outsourcingu pracowników? Zasada działania jest zbliżona, ale jest jedna zasadnicza różnica: w przypadku IT Contractingu specjaliści nie są zatrudniani przez agencję, a zazwyczaj rozliczają się z nią bezpośrednio w modelu B2B (wystawiają fakturę za swoje usługi). Model ten jest stosowany głównie w branży IT, gdyż jej specyfiką jest właśnie praca projektowa.

Zalety tego rozwiązania są również podobne jak w outsourcingu: klient nie musi rekrutować pracownika, szkolić go czy zajmować się uciążliwymi formalnościami związanymi z jego zatrudnieniem (często agencja dostarcza też sprzęt, a niekiedy nawet miejsce do pracy dla kontraktora). Oznacza to dla firmy także optymalizację kosztów, gdyż kontraktorzy pojawiają się w niej tylko na czas realizacji projektu lub nawet danej fazy. Co więcej, mogą przyjść do pracy od razu, gdyż agencja współpracuje z nimi na stałe – nie trzeba zatem czekać na zakończenie procesu rekrutacji (a w przypadku IT jest ona zwykle trudna, czasochłonna i kosztowna).

W ramach IT Contractingu możesz wybrać swój model rozliczeń za wykonaną pracę na podstawie specyfiki projektu – masz do wyboru między innymi: time & material, czyli na podstawie godzin przepracowanych faktycznie przez kontraktorów; fixed price, czyli za cały projekt lub flat fee, czyli miesięczny ryczałt. Istnieją też modele mieszane.

Budżetowanie rekrutacji na 2024 w skrócie

Ograniczenia nałożone na budżet roczny mogą przybierać różne formy: zamrożenie nowych etatów, ustalony podział budżetu uniemożliwiający zatrudnienie bezpośrednio w danym dziale, obostrzenia związane z dofinansowaniami unijnymi czy też ogólna potrzeba cięcia kosztów w niepewnych czasach.

Elastyczne formy rekrutacji pozwalają na jednoczesne dopasowanie się do budżetu firmy (czasem to jedyna możliwość pozyskania nowych osób) i natychmiastową reakcję na zmieniające się warunki, ponieważ oddelegowani do pracy u klienta rekruterzy lub pracownicy mogą rozpocząć pracę od razu. To ogromna różnica w porównaniu z tradycyjną rekrutacją i tworzeniem wewnętrznych stałych zespołów, które współcześnie są coraz częściej zastępowane rozwiązaniami „ad hoc” i projektowymi.

Niepewność, spowolnienie gospodarcze oraz rosnąca inflacja powodują, że pracodawcy optymalizują koszty i czekają na to, co przyniesie przyszłość. Gwałtowne zmiany w gospodarce i zmieniające się potrzeby klientów pokazały, jak ważne mogą być elastyczność oraz dysponowanie zasobami firmy w sposób zrównoważony i zapewniający ciągłość jej funkcjonowania. W takich sytuacjach doskonale sprawdzą się RPO, BSO lub Contracting. Nie wiesz które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej organizacji?

O autorach

Autorami artykułu „Budżetowanie rekrutacji na 2024. Elastyczne rozwiązania na niepewne czasy” jest Piotr Marczyk, Business Team Leader, Business Services Outsourcing.

Szukasz sprawdzonej firmy rekrutacyjnej? Potrzebujesz wsparcia w rozbudowie obecnego zespołu lub tworzeniu nowych struktur? Bez względu na to, czy masz przed sobą długoterminowy plan rekrutacyjny czy krótkoterminowy projekt, możesz polegać na naszym wsparciu na każdym etapie. Sprawdź rozwiązania rekrutacyjne i outsourcingowe Devire.

Budżetowanie rekrutacji na 2024. Elastyczne rozwiązania na niepewne czasy.