Jakie są korzyści ze współdzielenia ról w organizacji?

Managerowie nieustannie zastanawiają się nad sposobami na zwiększenie produktywności i promowania współpracy w swoich zespołach. W tym celu często korzystają z nowoczesnych narzędzi technologicznych, skupiają się na budowaniu silnej kultury zespołowej i dążą do optymalizacji procesów, które usprawniają przepływ pracy i ułatwiają komunikację.

Wprowadzają też innowacyjne sposoby organizacji, takie jak praca zdalna, hybrydowa czy czterodniowy tydzień pracy. Nową rewolucją powoli staje się współdzielenie ról w organizacji. Na czym polega i jakie ma zalety? Przekonaj się, dlaczego może to być efektywne rozwiązanie również dla Twojej organizacji:

Na czym polega współdzielenie ról w organizacji?

Współdzielenie ról to praktyczne i elastyczne rozwiązanie, które przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i organizacjom. Polega na tym, że obowiązki i odpowiedzialności związane z jednym stanowiskiem są rozdzielone między dwóch (lub więcej) pracowników. Współdzielenie roli może obejmować różny zakres odpowiedzialności, w zależności od potrzeb organizacji.

Należy jednak pamiętać, że współdzielenie roli nie polega na tym, że dwie osoby pracują tylko na część etatu i dzielą się po równo zakresem swoich obowiązków. Osoby dzielące swoją rolę zobowiązują się do wspólnego wykonania całej pracy, a nie tylko do ukończenia swojej części zadania. Istnieje wiele sposobów na podział ról. Schemat nie ma znaczenia — musi po prostu działać zarówno dla pracowników, jak i dla ich organizacji.

Idea wspólnego przywództwa sięga czasów Republiki Rzymskiej. Idea ta była przez wieki wykorzystywana m.in. w edukacji. Współcześnie wkraczamy w nowy wymiar pracy. Praca zdalna, hybrydowa, 4-dniowy tydzień pracy to tylko niektóre nowe koncepty, które reorganizują zawodową rzeczywistość milionów osób na całym świecie. Współdzielenie ról w organizacji to kolejne rozwiązanie, które może być częścią zmiany tego paradygmatu. Forbes określił to rozwiązanie jako „nową rewolucję w miejscu pracy”. Aż 40% firm z listy Fortune 100 oferuje możliwość współdzielenia roli w organizacji jako dodatkowy benefit.

Jakie korzyści wynikają ze współdzielenia ról w firmie?

Współdzielenie ról staje się coraz popularniejszym rozwiązaniem ze względu na korzyści, które przynosi organizacjom. Do najważniejszych należą:

Efektywniejsza współpraca

Współdzielenie ról kształtuje kulturę współpracy, łamiąc tradycyjne bariery między zespołami. Kiedy pracownicy dzielą się rolami, zyskują dostęp do różnych perspektyw, odmiennych zestawów umiejętności i oryginalnych pomysłów. Takie środowisko współpracy sprzyja zdobywaniu nowej wiedzy, poprawia zdolności rozwiązywania problemów i promuje poczucie wspólnej odpowiedzialności za cele organizacyjne.

Elastyczność i zwinność

W erze, w której jedyną stałą jest zmiana, współdzielenie ról zapewnia organizacjom elastyczność i zwinność niezbędną do szybkiej reakcji na hiperdynamiczne środowisko biznesowe. Kiedy pracownicy są zaznajomieni z wieloma rolami, mogą płynnie się adaptować i przejmować różne zakresy odpowiedzialności, w zależności od potrzeb. Umiejętność przystosowania nie tylko zwiększa odporność organizacji, ale także umożliwia pracownikom rozwijanie szerokiego spektrum umiejętności. Dzięki temu stają się bardziej wszechstronni i wartościowi dla organizacji.

Przekazywanie wiedzy i planowanie sukcesji

Współdzielenie ról ułatwia transfer wiedzy, zapewniając, że ekspertyza i umiejętności nie są ograniczone do jednej osoby. Poprzez zachęcanie pracowników do dzielenia się swoimi rolami, organizacje minimalizują ryzyko utraty wiedzy z powodu fluktuacji kadrowej lub nieprzewidzianych okoliczności. Ponadto współdzielenie ról wzmacnia wysiłki w zakresie przejęcia stanowiska przez inną osobę poprzez zapewnienie następcom niezbędnego treningu.

Rozwój i zaangażowanie pracowników

Współdzielenie ról oferuje również nowe możliwości rozwoju zawodowego. Pozwala pracownikom zwiększać zakres swoich umiejętności, eksplorować różne obszary zainteresowań i poszerzać horyzonty swojej kariery. To zwiększone zaangażowanie i satysfakcja z pracy może prowadzić do wyższych wskaźników retencji i bardziej zmotywowanej siły roboczej. Ponadto współdzielenie ról przyczynia się również do złagodzenia stresu i zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia wypalenia zawodowego, które może wynikać z wyłącznej odpowiedzialności za określoną rolę.

Innowacje i kreatywność

Współdzielenie ról i odpowiedzialności sprzyja innowacyjnemu myśleniu oraz kształtuje kulturę kreatywności i ciekawości. Pracownicy, którzy mogą spojrzeć na projekty i zespół z różnych perspektyw, mają nowe pomysły i podejścia do rozwiązywania pojawiających się problemów. Kreatywność z kolei pobudza innowacje i pomaga zidentyfikować nowe możliwości wzrostu.

Spodobał Ci się ten artykuł? To też Cię może zainteresować:

Większa różnorodność

Osoby współdzielące rolę w organizacji wprowadzają do niej więcej różnorodności. Każda z nich wnosi bowiem do firmy inny zakres umiejętności i doświadczeń. Heterogeniczne środowisko pracy wiąże się z kolei z dostępem do szerszej gamy perspektyw i pomysłów.

Lepsza równowaga między życiem osobistym a zawodowym

Współdzielenie ról w organizacji to także idealny sposób na zwiększenie work-life balance. Praktyka ta pozwala pracownikom na bardziej elastyczne zarządzanie swoim czasem oraz obowiązkami. Współdzieląc rolę w firmie, pracownicy mogą lepiej planować swoje zadania, co prowadzi do zmniejszenia stresu i zapobiega wypaleniu zawodowemu.

Współdzielenie ról w organizacji to nie tylko moda czy tymczasowy trend, ale przemyślana strategia, która może znacząco podnieść efektywność i rozwój firmy. Umożliwienie pracownikom dzielenia się obowiązkami znacząco zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję, co bezpośrednio przekłada się na lepsze wyniki. To podejście pozwala również zwinnie reagować na zmieniające się potrzeby rynku, jednocześnie rozwijając kompetencje zespołu na wielu poziomach. Dzięki współdzieleniu ról organizacje minimalizują ryzyko utraty wiedzy z powodu fluktuacji kadrowej lub nieprzewidzianych okoliczności — mówi Beata Pucyk, Group HR Director w Devire. Dodatkowo, wprowadzenie tego modelu sprzyja poprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co jest szczególnie cenione przez pracowników w nowoczesnych organizacjach. Firmy zyskują na tym rozwiązaniu, ponieważ zmotywowani i zadowoleni pracownicy to niższa rotacja i lepsze wyniki — dodaje.

Czy współdzielenie sprawdzi się w zarządach organizacji?

Pozostaje jednak pytanie, czy współdzielenie ról sprawdzi się również w zarządach firm. Inwestorzy oraz inni członkowie kadry wyższego szczebla przyzwyczajeni są bowiem do jednej osoby, która zarządza, podejmuje decyzje i stoi na czele organizacji.

Z jednej strony idea współdzielenia ról może im na początku wydawać się niezrozumiała. Z drugiej natomiast zdają sobie sprawę, że przeciążenie pracą stanowi jedno z największych wyzwań we współczesnych organizacjach.

Przywództwo najczęściej skupia się w rękach jednej osoby. Ponosi ona pełną odpowiedzialność nad zarządzaniem projektami oraz zespołami. Ogrom informacji, szybkie tempo pracy oraz nadmierny zakres obowiązków sprawiają, że liderzy nie są w stanie sprostać swoim obowiązkom w tradycyjnym wymiarze godzin. Tymczasem badania wskazują, że współdzielenie ról może prowadzić do zwiększenia efektywności managerów C-suite nawet o 30%!

Współdzielenie ról w zarządach a równość płci

Współdzielenie ról na wyższym szczeblu może być również doskonałym sposobem na zniwelowanie dysproporcji płciowej w zarządach. Jak wynika bowiem z badań przeprowadzonych przez LinkedIn, kobiety nie ubiegają się o stanowiska wyższego szczebla, jeśli nie czują się w pełni wykwalifikowane. Jednak współdzielone role w organizacji mogłyby zachęcać kobiety do piastowania wyższych stanowisk. Takie podejście wprowadza różnorodność perspektyw, co może znacząco wspierać procesy decyzyjne.

Najwyższy czas, żeby podważyć istniejące do tej pory założenia funkcjonowania zarządów. Jestem przekonany, że role można współdzielić nawet na najwyższych szczeblach. Każda z osób może wnieść swoją wiedzę, doświadczenie oraz indywidualną i niepowtarzalną perspektywę oraz wykorzystywać swoje mocne strony i uzupełniać się z drugą osobą, z którą współpracuje — mówi Michał Młynarczyk, CEO w Devire Group.

Czy współdzielenie ról w firmie jest opłacalne?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że współdzielenie ról w organizacji może być zbyt kosztowne. Wiąże się bowiem z koniecznością zatrudnienia więcej niż jednej osoby. Rzeczywiście koszty początkowe współdzielenia ról mogą być nieco wyższe, jednak z czasem przekładają się na wyższą efektywność.

W rzeczywistości jest to jednak efektywne rozwiązanie, które umożliwia przyciągnięcie do organizacji znacznie szerszego zakresu wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Stosując podział obowiązków, pracownicy mogą skupić się na mniejszej liczbie zadań, co przekłada się na wyższą jakość pracy i większą efektywność. Wynikająca ze współdzielenia ról lojalność pracowników oraz poziom retencji zwiększa przychody firmy.

W jakich organizacjach sprawdzi się współdzielenie ról?

Współdzielenie ról może być skutecznym rozwiązaniem w wielu organizacjach, w wielu działach na różnych poziomach odpowiedzialności:

Osoby na wysokich stanowiskach — współdzielenie ról to doskonały wybór dla osób na wyższych stanowiskach, które mają trudność z pogodzeniem zbyt wielu obowiązków.
Firmy o wysokim stopniu współpracy między działami — organizacje, które już funkcjonują na zasadach intensywnej współpracy między różnymi zespołami, mogą łatwiej implementować współdzielenie ról, ponieważ pracownicy są przyzwyczajeni do takiego sposobu organizacji pracy.
Organizacje o elastycznej kulturze pracy — firmy, które promują elastyczność i innowacyjność, często łatwiej adaptują model współdzielenia ról. Elastyczność w zarządzaniu czasem i obowiązkami sprzyja skutecznemu wdrażaniu tego typu rozwiązań.
Małe firmy — w mniejszych organizacjach, gdzie zakres obowiązków poszczególnych pracowników bywa naprawdę szeroki, współdzielenie ról może pomóc w lepszym zarządzaniu projektami.
Duże firmy o złożonej strukturze organizacyjnej — w organizacjach, w których pracuje wiele osób, a zasoby te są często nierównomiernie rozłożone, współdzielenie ról może pomóc w optymalnym wykorzystaniu talentów i umiejętności pracowników.

Jak wprowadzić współdzielenie ról w organizacji?

Wprowadzenie współdzielenia ról w organizacji wymaga strategicznego podejścia oraz pewnej dozy cierpliwości. Takie zmiany nie mogą bowiem zostać wprowadzone z dnia na dzień. Poniższe kroki mogą pomóc w skutecznym implementowaniu tego modelu pracy:

Analiza potrzeb i możliwości — pierwszym krokiem powinno być zidentyfikowanie obszarów w organizacji, w których współdzielenie ról mogłoby przynieść największe korzyści.
Określenie celów — należy również jasno zdefiniować, jakie cele powinna osiągnąć organizacja poprzez wprowadzenie współdzielenia ról (np. wprowadzenie kobiet do zarządu, poprawa work-life balance czy większa produktywność oraz różnorodność).
Przygotowanie zespołu — przed wprowadzeniem współdzielenia ról konieczne jest poinformowanie zespołu oraz przedstawienie zalet płynących z takiego modelu pracy. Pracownicy muszą zrozumieć, w jaki sposób będzie to wpływało na ich projekty i zadania. Na tym etapie mogą być potrzebne dodatkowe szkolenia, spotkania czy panele dyskusyjne.
Dostosowanie procesów i narzędzi — konieczne będzie dostosowanie istniejących procesów oraz wprowadzenie nowych narzędzi, które umożliwią efektywne współdzielenie zadań (np. systemy do zarządzania projektami).
Komunikacja i wsparcie — ważne jest, aby cała organizacja była na bieżąco informowana o zmianach oraz miała dostęp do wsparcia w trakcie wprowadzania nowego modelu pracy. Otwarta komunikacja pomoże złagodzić ewentualne opory i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Na początku pracownikom, partnerom biznesowym czy osobom w zarządzie może być trudno wyobrazić sobie, w jaki sposób może działać współdzielenie ról w organizacji. To dość nowatorski model pracy, który może wydawać się dość nieintuicyjny. Firmy, z którymi realizowaliśmy rekrutację do współdzielonych ról, odznaczały się zdecydowanie większą efektywnością. W dłuższej perspektywie czasowej taki model pracy przynosi znaczące korzyści dla organizacji i jej pracowników. Z czasem, gdy organizacja zaczyna dostrzegać pierwsze korzyści płynące z wprowadzania współdzielonych ról, początkowa niepewność zazwyczaj ustępuje miejsca przekonaniu o słuszności tej decyzji — podkreśla Michał Młynarczyk, CEO w Devire Group.

Wyzwania związane ze współdzieleniem ról w organizacjach

Współdzielenie ról w organizacjach może przynieść wiele korzyści, jednak wiąże się również z różnymi wyzwaniami, które wymagają strategicznego podejścia.

Najtrudniejsze do osiągnięcia jest połączenie dwóch specjalistów, którzy mogliby współdzielić jedną rolę w organizacji. Takie osoby nie powinny być takie same. Celem współdzielenia roli jest wzajemne uzupełnianie się i wykorzystywanie swoich mocnych stron. W ten sposób można osiągnąć idealne połączenie, które przynosi najwięcej wymiernych efektów oraz korzyści.

Z pewnością należy mieć podobne podejście do przywództwa i zarządzania. Współdzielenie roli nie polega bowiem na rywalizacji, ale na graniu do jednej bramki i realizacji wspólnych celów. Partnerzy współdzielący rolę muszę mieć więc podobne podejście do pracy oraz wyznawać w tej kwestii podobne zasady.

Współdzielenie ról wymaga również wyjątkowo skutecznej komunikacji między osobami dzielącymi te same obowiązki. Powinny one nie tylko regularnie informować się o postępach w pracy czy zmianach, ale także utrzymywać pełną spójność podczas komunikowania się z innymi członkami zespołu, przełożonymi, zarządem, klientami czy partnerami.

Istnieje ryzyko, że podział ról może prowadzić do niejasności co do odpowiedzialności za konkretne decyzje czy wyniki. Ważne jest zatem jasne zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności każdej z osób oraz regularne monitorowanie i ocena efektów ich pracy.

Współdzielenie ról w organizacji — podsumowanie

Współdzielenie ról w organizacji to innowacyjne podejście do organizacji pracy, które może przynieść wiele korzyści, zarówno pracownikom, jak i organizacjom. Umożliwia bowiem lepsze wykorzystanie zasobów, zwiększa elastyczność i efektywność. Dzięki współdzieleniu ról organizacje mogą również skuteczniej zarządzać talentami, stymulując rozwój zawodowy i zwiększając zaangażowanie pracowników. Współdzielenie ról stanowi cenną strategię dla organizacji dążących do optymalizacji procesów i budowania zespołów bardziej odpornych na zmieniające się warunki rynkowe.

Szukasz sprawdzonej firmy rekrutacyjnej? Potrzebujesz wsparcia w rozbudowie obecnego zespołu lub tworzeniu nowych struktur? Bez względu na to, czy masz przed sobą długoterminowy plan rekrutacyjny czy krótkoterminowy projekt, możesz polegać na naszym wsparciu na każdym etapie. Sprawdź rozwiązania rekrutacyjne i outsourcingowe Devire.

Źródła wykorzystane w tym artykule:
LinkedIn Talent Solutions, Gender Insights Report How women find jobs differently, dostęp: 14.05.2024, Źródło.
BBS Woman’s Hour, The women in line to lead the EU, dostęp: 14.05.2024, Źródło.
Forbes, Are You Missing Out On The Latest Workplace Revolution? The Untapped Potential Of Job Sharing, dostęp: 14.05.2024, Źródło.

Współdzielenie ról w organizacji: kluczowe korzyści dla efektywności i rozwoju firmy