Efektywne zarządzanie operacjami finansowymi odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu długoterminowego sukcesu każdej firmy. Zapewnia stabilność, pomaga w podejmowaniu strategicznych decyzji, zwiększa konkurencyjność oraz buduje zaufanie inwestorów i partnerów. Nie dziwi więc, że outsourcing procesów finansowo-księgowych zyskuje coraz większą popularność wśród firm o różnej wielkości. To doskonałe rozwiązanie dla wszystkich organizacji, które chcą zoptymalizować swoje działania i obniżyć koszty. Poniżej przedstawiamy 7 kluczowych powodów, dla których warto rozważyć przejście na outsourcing:
Wzrost i znaczenie outsourcingu usług finansowo-księgowych
Zapotrzebowanie na usługi outsourcingowe w zakresie finansów i księgowości stale rośnie. Firmy w 2022 roku przeznaczyły na nie aż 700 miliardów dolarów¹. Szacuje się, że do 2030 roku średnie tempo rocznego wzrostu wyniesie aż 9%². Oznacza to, że wartość tego rynku może przekroczyć nawet 1 bilion dolarów! Statystyki te nie są zbyt zaskakujące, jeśli weźmiemy pod uwagę, że firmy obecnie mierzą się z niedoborami personelu ze specjalistyczną wiedzą, oraz dynamicznym rozwojem technologicznym. Outsourcing usług finansowo-księgowych jest korzystnym rozwiązaniem dla firm o różnych rozmiarach i profilach działalności, które chcą pozostać innowacyjne. Daje im bowiem dostęp do specjalistycznej wiedzy, doświadczenia, zasobów, umiejętności oraz rozwiązań technologicznych, których nie posiadają.
Firmy decydują się na outsourcing procesów finansowo-księgowych już nie tylko z powodów czysto ekonomicznych. Postęp technologiczny niejako wymusza na nich wprowadzanie coraz nowszych i bardziej innowacyjnych rozwiązań, które wykraczają poza ich możliwości wewnętrzne. W dynamicznym i zdigitalizowanym środowisku biznesowym outsourcing staje się więc strategicznym narzędziem, które pomaga firmom nadążyć za zmianami i osiągać przewagę konkurencyjną — komentuje Joanna Wojciechowska, Sales Support Partner & Recruitment Expert w Business Services Outsourcing, Managed Services, Devire.
Dlaczego warto wdrożyć outsourcing procesów finansowo-księgowych?
W ostatnich latach outsourcing stał się rozwiązaniem, które pomaga firmom zachować stabilność finansową. Obecnie napędza ich rozwój, daje dostęp do zaawansowanej technologii oraz szerokiej puli talentów. Pozwala również zachować elastyczność w zakresie skalowania zasobów i dostosowywania usług do aktualnych potrzeb firmy. Jakie jeszcze niesie za sobą korzyści? Poznaj 7 powodów, dla których warto skorzystać z outsourcingu procesów finansowo-księgowych:
1. Znaczące obniżenie kosztów
Outsourcing pozwala organizacjom skalować ich działalność bez ponoszenia wysokich kosztów utrzymania etatowego personelu księgowego czy finansowego. Firmy nie muszą opłacać świadczeń pracowniczych, takich jak: podatki od wynagrodzeń, ubezpieczenie medyczne, urlopy, dni chorobowe czy plany emerytalne. Utrzymanie wewnętrznego działu finansów czy księgowości oznacza również wiele kosztów związanych ze szkoleniami i podnoszeniem kwalifikacji oraz utrzymaniem motywacji pracowników. Do tego należy doliczyć również powierzchnią biurową, sprzęt, licencje i oprogramowanie oraz wiele innych kosztów.
Wszystkie wspomniane wydatki zostają przeniesione na partnera outsourcingowego. Należy również dodać, że firmy oferujące outsourcing procesów finansowo-księgowych zazwyczaj oferują elastyczne modele rozliczeń, w pełni dopasowane do potrzeb i budżetu każdej organizacji. Firmy mogą zdecydować się na opłacenie wyłącznie określonych usług lub czasu poświęconego na realizację konkretnego zlecenia — podkreśla Joanna Wojciechowska.
Chcesz dowiedzieć się jakie są zalety outsourcingu procesów biurowych i administracyjnych? Czytaj artykuł.
2. Efektywniejsze wykorzystanie zasobów
Utrzymanie wewnętrznych działów finansowych i księgowych wymaga ciągłego nadzoru i innowacji. Poprzez nawiązanie współpracy z firmą outsourcingową, pracownicy zatrudnieni na pełen etat mogą w pełni skupić się na swoich podstawowych obowiązkach. W zdecydowany sposób zwiększa to ich produktywność i efektywność, ponieważ nie muszą poświęcać czasu na czasochłonne i powtarzalne zadania. Dzięki temu mają więcej przestrzeni na podejmowanie strategicznych decyzji.
3. Wsparcie dla strategicznej roli dyrektorów finansowych
Outsourcing procesów finansowo-księgowych odciąża również dyrektorów finansowych i pozwala im skupić się wyłącznie na działaniach związanych z rozwojem firmy. Ich rola nie polega już bowiem na wewnętrznych działaniach transakcyjnych. Zadaniem CFO jest obecnie zarządzanie zespołem finansowym w taki sposób, aby firma była w stanie rozwijać się, maksymalizować przychody oraz optymalizować koszty.
Dyrektorzy finansowi to dziś proaktywni liderzy, którzy mogą wyróżniać się kreatywnością, wnikliwością analityczną i umiejętnością przewidywania trendów. Dzięki korzystaniu z outsourcingu procesów finansowo-księgowych są w stanie skoncentrować się na tworzeniu oraz implementacji strategicznych planów finansowych, które pozwolą im skalować i rozwijać biznes — podkreśla Joanna.
4. Dostęp do zaawansowanych technologii i systemów
Firmy nie zawsze są stanie na bieżąco śledzić nowości związanych z aplikacjami finansowo-księgowymi. Może to wynikać m.in. z wysokich kosztów, braku specjalistycznej wiedzy czy odpowiedniego doświadczenia. Narzędzia do zarządzania finansami i księgowością oraz związane z nimi licencje są zazwyczaj dość drogie. Ich koszt może stanowić barierę nie do przeskoczenia dla małych i średnich przedsiębiorstw, zmagających się z ograniczeniami budżetowymi.
Aby wciąż się rozwijać i pozostać konkurencyjnymi, firmy świadczące usługi outsourcingu, inwestują w te technologie i śledzą wszelkie trendy w obszarze finansów i księgowości. Ponadto przejmują całą odpowiedzialność za wdrażanie i szkolenie specjalistów. Pracują wyłącznie z doświadczonymi specjalistami, którzy posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do wdrożenia i obsługi nowoczesnych aplikacji. Dzięki temu firmy zlecające usługi finansowo-księgowe mogą obniżyć koszty. Nie muszą bowiem inwestować w infrastrukturę czy zatrudniać nowych specjalistów.
5. Możliwość współpracy z globalnymi talentami
Liczba doświadczonych księgowych i specjalistów ds. finansów na rynku pracy jest dość ograniczona. Z tego względu firmy mogą mieć trudności ze znalezieniem odpowiednich kandydatów i być zmuszone do podniesienia wynagrodzeń lub zaoferowania dodatkowych benefitów, aby przyciągnąć najlepszych specjalistów.
Korzystając jednak z outsourcingu procesów finansowo-księgowych, organizacje zyskują dostęp do zdecydowanie większej puli talentów o zróżnicowanych umiejętnościach. Pozwala im to na korzystanie z wiedzy i doświadczenia ekspertów w różnych dziedzinach.
Zatrudnianie najlepszych talentów jest zazwyczaj bardzo drogim i czasochłonnym procesem. Małe i średnie firmy mogą nie mieć wystarczających środków i zasobów na przeprowadzenie efektywnej rekrutacji. Outsourcing procesów finansowo-księgowych odciąża więc działy wewnętrzne od odpowiedzialności rekrutacyjnej — dodaje Joanna.
6. Dostęp do aktualnej wiedzy w obliczu zmian ustawodawczych
W ostatnich latach w Polsce możemy zaobserwować wiele zmian ustawodawczych. Nowe przepisy nakładają kolejne obowiązki na firmy i bezpośrednio wpływają na pracę działów finansowo-księgowych. Wymagają one bieżącej aktualizacji wiedzy oraz dostosowania się do nowych procedur. Efektywne wdrażanie tych zmian jest konieczne, aby uniknąć kar finansowych, odpowiedzialności administracyjnej, a nawet karnej.
Zlecenie usług finansowo-księgowych zewnętrznemu podmiotowi eliminuje ryzyko błędów. Firmy outsourcingowe zatrudniają bowiem specjalistów, którzy na bieżąco śledzą zmiany legislacyjne i wdrażają je w prawidłowy oraz efektywny sposób.
7. Udoskonalone procesy finansowo-księgowe
Firmy outsourcingowe świadczące usługi finansowo-księgowe zatrudniają wyłącznie doświadczonych specjalistów. Wyposażeni w zaawansowany zestaw umiejętności i technologię, są w stanie zapewnić sprawny i skuteczny przebieg nawet najbardziej zaawansowanych i kompleksowych projektów. Dzięki efektywnym procesom i know-how, firma outsourcingowa może zagwarantować zdecydowanie większą produktywność i jakość.
Zlecając outsourcing procesów, firmy mogą wyeliminować przestarzałe systemy finansowo-księgowe i zastąpić je zautomatyzowanymi i nowoczesnymi procesami. Automatyzacja zadań nie tylko odciąża pracowników od żmudnych zadań, ale także w znaczący sposób zmniejsza ryzyko błędów.
Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu procesów finansowo-księgowych — podsumowanie
Efektywne operacje finansowe są fundamentem długoterminowego sukcesu każdej firmy. Rozwój w biznesie opiera się bowiem na optymalizacji kosztów i maksymalizacji wydajności. Rozsądne zarządzanie wydatkami pozwala organizacjom na zachowanie płynności finansowej i reinwestowanie zysków. Natomiast efektywne wykorzystanie zasobów i czasu przekłada się na wzrost ich produktywności i konkurencyjności.
Aby osiągnąć równowagę między optymalizacją a maksymalizacją, coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z outsourcingu procesów finansowo-księgowych. Rozwiązania tego typu wiążą się z szeregiem korzyści. Skuteczne zarządzanie finansami pozwala bowiem firmie na budowanie stabilności, podejmowanie trafnych decyzji, zwiększanie konkurencyjności i budowanie zaufania inwestorów i partnerów.
Tak, każda firma, niezależnie od jej rozmiaru czy branży, może korzystać z outsourcingu finansowo-księgowego. Outsourcing finansowo-księgowy polega na delegowaniu zadań związanych z rachunkowością, finansami i księgowością do zewnętrznej firmy lub usługodawcy specjalizującego się w tych obszarach.
Wybór odpowiedniego partnera do outsourcingu finansowo-księgowego wymaga gruntownej analizy i oceny. Firmy powinny wziąć pod uwagę doświadczenie, reputację, referencje, zasoby technologiczne oraz stopień zrozumienia specyfiki ich branży przez potencjalnego partnera. Ważne jest również dokładne zdefiniowanie oczekiwań i wymagań, a także zawarcie klarownych umów i klauzul dotyczących poufności oraz zabezpieczeń danych. Ostatecznie, powinna być to decyzja strategiczna, która uwzględnia zarówno krótko-, jak i długoterminowe cele firmy.
O autorze
Joanna Wojciechowska – Sales Support Partner & Recruitment Expert, z kilkuletnim doświadczeniem w outsourcingu pracowniczym oraz rekrutacjach stałych. Prowadzi i koordynuje projekty w obszarach SSC/BPO/Corporate, specjalizując się w profilach finansowych, a także sprzedażowych, administracyjnych i HR. Rozwija usługę Managed Services (outsourcing end-to-end), współpracując z polskimi i międzynarodowymi organizacjami.
Planujesz wdrożenie outsourcingu procesów finansowo-księgowych w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci dopasować optymalne rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb Twojej firmy.
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Managed Services? Sprawdź możliwości usług zarządzanych.
Źródła wykorzystane w tym artykule: ¹Deloitte, Outsourcing and Shared Services 2019-2023 Global, Middle East and UAE industry outlook, dostęp: 5.03.2024, Źródło; ²Grand View Research, Business Process Outsourcing Market Growth & Trends, dostęp: 5.03.2024, Źródło; Deloitte, 2023 Global Shared Services and Outsourcing Survey Executive Summary, dostęp: 5.02.2024, Źródło; EY, Outsourcing of processes as a way of increasing the efficiency, dostęp: 5.03.2024, Źródło; EY, How the finance function can improve resilience through outsourcing, dostęp: 5.03.2024, Źródło; EY, Why five years of transforming tax and finance functions is paying off, dostęp: 5.03.2024, Źródło.