Jak przekonać zarząd do współpracy z agencją rekrutacyjną?

Kiedy rekrutacja przeciąga się w nieskończoność, działy HR tracą czas i zasoby na trudnych do zdobycia kandydatów, a cały proces kończy się fiaskiem. Warto wtedy rozważyć współpracę z agencją rekrutacyjną. Często jednak prezes, dyrektorzy lub zarząd mogą być przeciwni takiemu rozwiązaniu, albo nie być świadomi płynących z niego korzyści. Co najważniejsze, współpraca z agencją to nie alternatywa dla pracy działów HR, ale ich wsparcie.

Jak rozmawiać z zarządem o rozpoczęciu takiej współpracy? W tym artykule znajdziesz kilka sprawdzonych sposobów!

Zdefiniuj problemy związane z rekrutacją

Zarząd, żeby zaczął rozpatrywać rozpoczęcie współpracy z agencją rekrutacyjną musi wiedzieć, jakie wyzwania wiążą się z rekrutacją w ich organizacji. Każda firma mierzy się z innymi trudnościami, ale do najczęstszych należy obecnie:

finansowy poziom oferty niedostosowany do oczekiwań kandydatów,
powtarzające się odrzucanie oferty przez kandydatów,
rywalizacja z innymi firmami o najbardziej utalentowanych pracowników,
brak dostępu do odpowiednich kandydatów,
wysoka rotacja pracowników,
bardzo długi czas rekrutacji,
brak efektywnych metod pozyskania talentów.

Dopiero poznanie wyzwań stojących przed działem HR, jak i przed całą firmą, może pomóc zrozumieć potrzebę rozpoczęcia współpracy z agencją rekrutacyjną.

Należy również skupić się na celach, które chce się uzyskać we współpracy z agencją rekrutacyjną. Może to dotyczyć pozyskania najlepszych kandydatów, zwiększenia retencji czy różnorodności w organizacji, skrócenia czasu rekrutacji czy zmniejszenia jej kosztów.

Przedstaw korzyści współpracy z agencją rekrutacyjną

Skup się przede wszystkim na korzyściach, które można osiągnąć. Oto kilka naprawdę mocnych argumentów, przemawiających za podjęciem takiej decyzji:

#1 Optymalizacja kosztów i czasu

Zacznijmy od konkretów. Korzystanie z usług agencji rekrutacyjnej to często realna oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki modelowi short list, możesz rozliczyć się z agencją tylko w przypadku zrealizowania konkretnego celu. Co to oznacza w praktyce? Ten model płatności opiera się na wynikach i zapewnia, że płatność odbywa się w dwóch etapach. Po otrzymaniu i akceptacji przez klienta rekomendacji, agencja wystawia fakturę na 30% wartości umowy. Po pomyślnym zatrudnieniu kandydata, pozostałe 70% kwoty zostaje rozliczone.

Agencja szybko dostarczy pierwszą pulę wyselekcjonowanych kandydatów (short list) już po kilku dniach od rozpoczęcia rekrutacji. Dodatkowo, zapewnia gwarancję kandydata – jeśli zatrudniona osoba nie spełni oczekiwań w ustalonym czasie, agencja ponawia rekrutację bez dodatkowych opłat. Zakaz konkurencji gwarantuje, że agencja nie będzie proponować zatrudnionego kandydata innym klientom. Agencja oferuje także doradztwo HR w trakcie briefingu, co przyczynia się do lepszego zrozumienia potrzeb klienta i skuteczniejszego procesu rekrutacyjnego. Dzięki wypracowanym w tego typu firmach procedurach to także oszczędność na licencjach, oprogramowaniu, publikacji ogłoszeń, a także czasie pracy wewnętrznych pracowników HR.

#2 Skuteczność

Współpraca z agencją wpływa pozytywnie na skuteczność procesu rekrutacji dzięki rozbudowanym narzędziom sourcingowym i systemom docierania do kandydatów, do których największe firmy rekrutacyjne mają dostęp. Produkt LinkedIn RPS (Recruiter Professional Services) jest jednym z takich narzędzi, które pozwala na sprawniejsze i skuteczniejsze działania rekrutacyjne. Agencje rekrutacyjne wykorzystują również nieograniczone pakiety na portalach ogłoszeniowych i rozbudowane systemy ATS (Application Tracking System) do zarządzania procesem rekrutacyjnym i analizy danych. Dodatkowo, mogą skorzystać z alternatywnych sposobów pozyskiwania kandydatów pasywnych, takich jak direct search.

Jesteśmy pierwszym w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej partnerem LinkedIn z umową Enterprise. Dzięki temu nasi konsultanci mają pełny i nieograniczony dostęp do prawie 800 milionów profili członków społeczności LinkedIn.

#3 Know-how, który daje nowe możliwości

Prawdziwa wartość zatrudnienia agencji rekrutacyjnej wynika z jej doświadczenia i wiedzy. Jedna czy dwie osoby z wewnętrznego działu HR (nawet bardzo doświadczone) nie zastąpią całego zespołu specjalistów z agencji rekrutacyjnej, którzy posiadają doskonałą znajomość branży, wynikającą z ciągłego kontaktu z klientami i kandydatami oraz z realizacji wymagających projektów.

#4 Dostęp do większej puli, lepiej dopasowanych kandydatów

Agencje rekrutacyjne dysponują ogromnymi bazami kandydatów, które liczą setki tysięcy życiorysów, a także własne sposoby docierania do kandydatów. Poza tym stosują zaawansowane metody badania motywacji, co umożliwia lepsze dopasowanie ekspertów do pracodawcy. Długoterminowo prowadzi to do zwiększenia retencji pracowników. Agencje rekrutacyjne posiadają metody przeprowadzania wywiadów kompetencyjnych, które pozwalają ocenić potencjalne zachowania pracowników w konkretnych sytuacjach biznesowych. Dzięki temu możliwe jest bardziej precyzyjne zidentyfikowanie kandydatów z większej puli, którzy najlepiej pasują do wymagań stanowiska i kultury organizacyjnej firmy.

#5 Znajomość branży

Wyspecjalizowani konsultanci z agencji rekrutacyjnej są ekspertami w danej branży, dlatego mogą zaoferować wiedzę i w pełni profesjonalne wsparcie. Doskonale wiedzą, czego oczekują kandydaci w danej specjalizacji, w obecnych warunkach rynkowych oraz jak kształtują się zarobki w danej branży i na określonym stanowisku. Pozwala im na dokładną weryfikację merytoryczną kandydatów. Dzięki temu mogą ocenić umiejętności i kompetencje kandydatów związane z konkretną branżą czy stanowiskiem oraz culture fit kandydatów. Znają wyzwania, z którymi mierzą się firmy danego sektora. Dzięki temu zdają sobie sprawę, co zaoferować przyszłym pracownikom, jak ich pozyskać oraz jakie umiejętności będą niezbędne do rozwoju naszej firmy.

#6 Kompleksowe wsparcie i holistyczne rozwiązania

Agencja rekrutacyjna zajmuje się nie tylko wyszukiwaniem pracowników, ale również doradztwem w obszarze HR i kompleksowym wsparciem. Specjaliści HR mogą pomóc zdefiniować potrzeby rekrutacyjne, nakreślić właściwy profil stanowiska, dobrać niezbędne narzędzia rekrutacji i selekcji. To nie tylko rekrutacja, ale też pomoc w strategicznym planowaniu procesów HR.

#7 Rozwiązania szyte na miarę

Ciężko wymagać nawet od bardzo doświadczonych pracowników wewnętrznych HR możliwości zarządzenia wszystkimi procesami rekrutacyjnymi na tym samym poziomie. Efektywna agencja rekrutacyjna bierze pod uwagę przede wszystkim potrzeby swoich klientów. Indywidualne podejście do potrzeb rekrutacyjnych jest kluczowe, ponieważ uwzględnia specyfikę naszej firmy i jej potrzeby.

Poprzyj swoje argumenty konkretnymi danymi

Rozmawiając z zarządem na temat podjęcia współpracy z agencją rekrutacyjną, warto oprzeć swoje argumenty na danych. Muszą one pochodzić tylko ze sprawdzonych źródeł.

Jak wynika z raportu Deloitte „2023 Global Human Capital Trends survey”, istnieje szereg korzyści płynących z właściwego dopasowania pracowników. Osoby biorące udział w tym badaniu wskazywały lepsze wyniki finansowe (41%), większą retencję pracowników (33%) oraz ich mocniejsze zaangażowanie (22%).

Co to oznacza? Zatrudnienie lepiej dopasowanych kandydatów może przynieść wiele korzyści dla firmy, w tym:

#1 Wyższa wydajność i produktywność

Kandydaci, którzy są dobrze dopasowani do wymagań stanowiska i kultury organizacyjnej, mają większą szansę na osiągnięcie lepszych wyników w pracy. Ich umiejętności i kompetencje idealnie pasują do wymagań pracy, co przekłada się na wyższą wydajność i produktywność.

#2 Szybsze osiąganie celów biznesowych

Zatrudnienie lepiej dopasowanych kandydatów oznacza, że mają oni już odpowiednie umiejętności i doświadczenie, które są potrzebne do skutecznego wykonywania pracy. Dzięki temu firma może osiągać swoje cele biznesowe szybciej i bardziej efektywnie.

#3 Większa retencja pracowników

Lepiej dopasowani kandydaci są bardziej zadowoleni z pracy, ponieważ czują się komfortowo w środowisku organizacyjnym i są w stanie wykorzystać w pełni swoje umiejętności. Zwiększa to szanse na dłuższy okres zatrudnienia i lojalność wobec firmy.

#4 Lepsza integracja i zaangażowanie

Kandydaci, którzy dobrze pasują do kultury i wartości firmy, łatwiej integrują się z zespołem i angażują w swoją pracę. Czują więź z firmą i jej misją, co wpływa pozytywnie na ich zaangażowanie i motywację do osiągania wspólnych celów.

#5 Pozytywny wizerunek firmy

Skuteczne zatrudnianie lepiej dopasowanych kandydatów przekłada się na lepszą reputację firmy jako pracodawcy. Pozytywne doświadczenia pracowników przyciągają wysokiej jakości kandydatów i budują pozytywny wizerunek firmy na rynku pracy.

W rezultacie, zatrudnianie lepiej dopasowanych kandydatów ma długoterminowe korzyści dla firmy, przyczyniając się do sukcesu biznesowego, retencji pracowników i budowy silnej marki pracodawcy.

Pokaż, na czym polega współpraca z agencją rekrutacyjną

Warto również przedstawić swojemu pracodawcy, na czym tak naprawdę polega współpraca z agencją rekrutacyjną. Zarząd lub przełożeni mogą mieć wyobrażenia odbiegające od rzeczywistości na temat takiej współpracy. Poza tym nie do końca wiedzą, czego mogą się spodziewać oraz ile dokładnie będzie ich to kosztowało. Często obawiają się, że zainwestują sporo pieniędzy w działania, które nie przyniosą im żadnych wymiernych korzyści. Warto więc podkreślić, że taka współpraca może być elastyczna i dopasowana do indywidualnych potrzeb firmy, a agencja działa jako zewnętrzny partner, wspierając proces rekrutacyjny i zapewniając dostęp do swojej wiedzy, doświadczenia i narzędzi, aby znaleźć najlepszych kandydatów na dane stanowisko.

Współpraca z agencją rekrutacyjną może znacząco odciążyć wewnętrzny dział HR z czasochłonnych procesów rekrutacyjnych. Dział HR często ma wiele innych zadań i obowiązków, takich jak zarządzanie personelem, budowanie zaangażowania pracowników, rozwój talentów czy tworzenie strategii HR. Przekazanie procesów rekrutacyjnych agencji rekrutacyjnej pozwala HR-owi skoncentrować się na tych istotnych aspektach.

Zapoznaj się z ofertą agencji rekrutacyjnych

Jedną z kluczowych kart przetargowych może stanowić również znajomość ofert agencji rekrutacyjnych — ich doświadczenia, specjalizacji oraz realizowanych wcześniej projektów. Przy wyborze agencji warto kierować się również renomą oraz opiniami na jej temat.

Przed rozpoczęciem negocjacji z kierownictwem dotyczących nawiązania współpracy z agencją rekrutacyjną, warto samemu zapoznać się z ich ofertą. Należy sprawdzić, jakie dokładnie usługi oferują, w jakim zakresie mogą pomóc, ile czasu trwa realizacja powierzonych zleceń rekrutacyjnych oraz jaki jest ich orientacyjny koszt.

Nieudane i ciągnące się procesy rekrutacyjne kosztują, choć może tego nie być widać w bezpośrednim rozliczeniu w danym momencie. Dlatego warto podkreślić, że współpraca z agencją to wsparcie w ramach prowadzonej pracy działów HR dla lepszej efektywności, optymalizacji czasu oraz kosztów.

O Autorze

Tomasz Stolarski jest doświadczonym liderem zespołu i ekspertem w dziedzinie rekrutacji, pełniącym funkcję Senior Team Leadera w Devire. Tomasz ma ponad 12 lat doświadczenia w branży rekrutacyjnej, zdobywając cenne umiejętności i wiedzę w renomowanych międzynarodowych organizacjach w obszarze finansów i bankowości.

Szukasz sprawdzonej firmy rekrutacyjnej? A może szukasz najlepszych ekspertów na rynku pracy, z którymi zrealizujesz kluczowy projekt? Skontaktuj się z nami.

Jak rozmawiać z zarządem o rozpoczęciu współpracy z agencją rekrutacyjną? Rady dla HR