Nowe ustawy (Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. z 2025 r., poz. 621) oraz ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. poz. 620)) wprowadzają kilka fundamentalnych zmian, które każdy pracodawca korzystający z zatrudnienia zewnętrznego musi znać.
Wprowadzona zostanie pełna cyfryzacja, co oznacza, że wszystkie wnioski będą musiały być składane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Jednocześnie zniesiony zostanie test rynku pracy, co uprości procedury przez usunięcie obowiązku udowadniania braku kandydatów z Polski lub UE na dane stanowisko. Zmiany obejmują również nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców, takie jak przesyłanie do urzędu kopii umowy z pracownikiem i zgłaszanie rozpoczęcia lub zakończenia przez niego pracy. Co więcej, nowo powstałe agencje zatrudnienia będą musiały odczekać 2 lata od rejestracji, zanim będą mogły pośredniczyć w zatrudnieniu cudzoziemców. Nowością jest zakaz outsourcingu pracowników – cudzoziemcy nie mogą być kierowani do innych firm, chyba że w ramach legalnej pracy tymczasowej. Za złamanie przepisu przewidziano surowe kary.
W świetle tak poważnych konsekwencji, umiejętność prawidłowego odróżnienia legalnej pracy tymczasowej od zakazanego outsourcingu pracowniczego staje się dla pracodawców absolutną koniecznością.
Co się zmienia od 1 czerwca 2025? Najważniejsze zmiany w pigułce
W ostatnich latach polski rynek pracy coraz częściej sięga po elastyczne formy zatrudnienia, co jest bezpośrednią odpowiedzią na rosnący niedobór specjalistów oraz potrzebę szybkiego reagowania na zmienne warunki gospodarcze. Jest to szczególnie widoczne w branży IT, gdzie w odpowiedzi na braki kadrowe firmy często wybierają outsourcing IT jako strategiczne rozwiązanie pozwalające pozyskać wykwalifikowanych ekspertów. W tej dynamicznej rzeczywistości agencje zatrudnienia stają się kluczowym partnerem dla przedsiębiorców, dostarczając im niezbędne talenty i wspierając ciągłość działania biznesu.
Warto jednak wskazać, że między pracą tymczasową a tzw. outsourcingiem pracowniczym bywa nieostra, a mylenie tych pojęć prowadzi do poważnych konsekwencji.
Praca tymczasowa jest bowiem jasno uregulowana prawnie i dopuszczalna. Korzystamy z niej, gdy potrzebujemy konkretnych specjalistów, którzy dołączą do naszego zespołu i będą pracować pod naszym bezpośrednim kierownictwem, ale formalnie są zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej. Niezależnie od popularnych nazw, takich jak “outsourcing IT”, „body leasing” czy „team augmentation”, z prawnego punktu widzenia jest to właśnie praca tymczasowa. Aby była ona zgodna z prawem, podmiot dostarczający nam pracowników musi być zarejestrowaną w KRAZ agencją pracy tymczasowej, która jako jedyna ma prawo pełnić rolę formalnego pracodawcy w tym trójstronnym układzie.
Natomiast outsourcing pracowniczy – zwłaszcza wobec cudzoziemców – został od 1 czerwca 2025 r. wprost zakazany i traktowany jako obejście prawa. Mamy z nim do czynienia, gdy firma niebędąca zarejestrowaną agencją pracy tymczasowej „wypożycza” nam pracowników do pracy pod naszym kierownictwem. Nowe przepisy grożą surowymi karami finansowymi zarówno dla dostawcy, jak i dla firmy korzystającej z jego usług.
Właśnie dlatego, jeśli „wynajmujesz” specjalistów, którzy stają się częścią Twojego zespołu, podmiot, który Ci ich dostarcza, musi być zarejestrowaną agencją pracy tymczasowej. To jedyny sposób, by taka współpraca była zgodna z prawem.
Każdy pracodawca, który rozważa współpracę z agencją zatrudnienia lub firmą outsourcingową, powinien rozumieć te dwa modele i ich konsekwencje.
Dlaczego warto korzystać z zarejestrowanej agencji pracy tymczasowej, a nie zwykłej agencji zatrudnienia?
Korzystanie z usług zarejestrowanej agencji pracy tymczasowej daje Ci znacznie większe bezpieczeństwo i przewidywalność. Taka agencja, wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), podlega szczególnym regulacjom prawnym. Dzięki temu masz pewność, że współpraca odbywa się w pełni legalnie i zgodnie z najnowszymi przepisami.
W praktyce oznacza to przejrzysty podział odpowiedzialności – to agencja pracy tymczasowej, a nie Twoja firma, pozostaje formalnym pracodawcą pracowników. Agencja bierze na siebie wszystkie kwestie kadrowe, rozliczenia podatkowe i składkowe oraz obowiązki informacyjne wobec urzędów. Ty koncentrujesz się wyłącznie na organizacji pracy w swoim zespole. Taki model minimalizuje ryzyko sankcji prawnych i chroni reputację Twojej firmy.
Z kolei wybór zwykłej agencji zatrudnienia niesie ze sobą poważne ryzyka. Tego typu podmioty nie mają prawa delegować pracowników do pracy u klienta w modelu pracy tymczasowej. W praktyce ich działania mogą zostać uznane za nielegalny outsourcing pracowniczy. Po 1 czerwca 2025 r. grozi to nie tylko odmową wydania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców, ale także nałożeniem wysokich kar finansowych – zarówno na agencję, jak i na Ciebie jako klienta.
Jak wybrać bezpiecznego partnera do zatrudnienia zewnętrznego? Twoja checklista
Aby uniknąć pułapek, wybór partnera musi być świadomy. Zanim podpiszesz umowę, zweryfikuj potencjalną agencję. Oto kluczowe pytania, które musisz zadać:
- Czy agencja ma ważny wpis w KRAZ?
Sprawdź w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ), czy partner ma uprawnienia do świadczenia usług pracy tymczasowej i czy zaktualizował wpis zgodnie z nowymi przepisami.
- Czy agencja spełnia wymóg 2-letniego okresu działania?
Jeśli to nowa firma, upewnij się, że może legalnie zatrudniać cudzoziemców.
- Jak wygląda model współpracy?
Czy umowa jasno definiuje relację jako pracę tymczasową? Kto jest formalnym pracodawcą? Kto odpowiada za nadzór, a kto za kwestie kadrowe i prawne? Transparentność to podstawa.
- Czy partner jest zdolny do spełnienia obowiązków formalnych?
Zapytaj, jak wyglądają ich procedury związane z elektronicznym składaniem dokumentów i terminowym informowaniem urzędów.
- Dowiedz się, czy usługa agencji dotyczy pracy tymczasowej czy outsourcingu pracowniczego?
Zapytaj, jak definiowane jest miejsce wykonywania pracy, kto kieruje pracownikami, kto ustala harmonogramy, kto odpowiada za nadzór i warunki pracy? Ta struktura ma kluczowe znaczenie w świetle obowiązujących przepisów.
- Czy agencja ma doświadczenie w dostarczaniu specjalistów?
Czy agencja wcześniej działała legalnie z cudzoziemcami? Jakie ma opinie, czy były kary lub skargi w przeszłości? Jaka jest jakość dokumentacji? Czy agencja przechodziła wcześniej przez kontrole?
- Czy agencja jest na bieżąco z nowym prawem?
Czy zapoznała się z ustawą o warunkach powierzania pracy cudzoziemcom, zmianami w ustawie o rynku pracy, ustawą o cudzoziemcach, itp. Czy współpracuje z prawnikami specjalizującymi się w prawie pracy i migracyjnym?
Postaw na pewność i doświadczenie
Zmiany w prawie pracy to nie powód do rezygnacji z elastycznych form zatrudnienia. To sygnał, by jeszcze staranniej dobierać partnerów biznesowych. Współpraca z renomowaną i zarejestrowaną agencją pracy tymczasowej to dziś najlepsza ochrona przed ryzykiem prawnym i finansowym. Zyskujesz nie tylko dostęp do talentów, ale przede wszystkim spokój i pewność, że wszystkie formalności są realizowane zgodnie z najwyższymi standardami.
W Devire od lat specjalizujemy się w dostarczaniu rozwiązań z zakresu zatrudnienia zewnętrznego. Jesteśmy zarejestrowaną agencją pracy tymczasowej (nr KRAZ 3260) i na bieżąco wdrażamy wszystkie zmiany prawne, by zapewnić naszym klientom pełne bezpieczeństwo i komfort współpracy.
