Coraz więcej firm zmaga się z odchodzeniem nowych pracowników. Aby zapobiegać temu zjawisku, należy zadbać o wrażenia i odczucia kandydatów jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Kluczowym sposobem na wyróżnienie się na tle konkurencji jest dobrze zaplanowany (i wdrożony) pre-boarding, który niemal od samego początku zwiększy zaangażowanie, lojalność i produktywność nowych pracowników.
Sprawdź, czym jest pre-boarding i dlaczego warto go wdrożyć w swojej organizacji.
Co to jest pre-boarding?
Pre-boarding to etap pomiędzy podjęciem decyzji o zatrudnieniu kandydata a pierwszym dniem jego pracy. Czas od przyjęcia oferty a faktycznym rozpoczęciem pracy jest czasami dość długi. Z tego względu nowo zatrudniona osoba może ponownie zastanawiać się nad decyzją o przyjęciu oferty w naszej organizacji. Należy zrobić wszystko, aby wyeliminować niepokój, obiekcje i jakiekolwiek wątpliwości kandydata. Musi mieć pełną jasność odnośnie tego, czego powinien się spodziewać w nadchodzących dniach i tygodniach pracy w firmie.
Czynności preboardingowe obejmują zarówno kontakty z przyszłym pracownikiem w kwestiach formalnych, jak i pozaformalnych:
- Formalne: skierowanie na badania czy podpisanie umowy o pracę,
- Pozaformalne: wszelkie kontakty, które są doskonałą okazją do wstępnego wdrażania w kulturę organizacji i pokazywanie, co go czeka po rozpoczęciu pracy.
Spodobał Ci się artykuł „Czym jest pre-boarding i dlaczego warto go wdrożyć” Sprawdź:
Dlaczego pre-boarding jest taki istotny?
Pozostawanie w kontakcie z osobą, która przyjęła naszą ofertę pracy, jest kluczowe. Podejmuje ona bowiem niezwykle ważną decyzję w swoim życiu. Nawet jeśli wybrany kandydat jeszcze nie pracuje w naszej firmie, powinien poczuć się dostrzeżony i ważny. Już na tym etapie musi wiedzieć, że podjął właściwą decyzję. Badania pokazują¹, że zmiana pracy może być bowiem bardziej stresująca niż przeprowadzka czy wzięcie kredytu hipotecznego!
Nie wykonując żadnych aktywności, narażamy się na to, że w okresie poprzedzającym zatrudnienie nowej osoby, zdecyduje się ona na ofertę innego pracodawcy. Rezygnacja przyszłego pracownika po prostu się nie opłaca! Koszt straty nowo pozyskanego kandydata to nawet trzykrotność jego wynagrodzenia. Według raportu „The True Cost of a Bad Hire”², opracowanego przez firmę Brandon Hall Group, dobrze przeprowadzone procesy pre-boardingowe i onboardingowe mogą poprawić współczynnik retencji w zespole aż o 82%!
Etapy pre-boardingu
Sposób, w jaki wprowadzamy nowych pracowników do firmy, zależy od kultury, budżetu i kreatywności. Najważniejsze jest jednak posiadanie planu. Aby proces pre-boardingu był skuteczny, musi być wdrażany w przemyślany i sensowny sposób. Powinien się składać z następujących elementów:
- Wysłanie wiadomości powitalnej (w stylu charakterystycznym dla naszej organizacji) – tutaj warto stworzyć szablon maila, aby ujednolicić treść oraz uatrakcyjnić warstwę wizualną. Pierwsza wiadomość powinna zawierać informacje dotyczące tego, co będzie się działo aż do dnia rozpoczęcia pracy.
- Przesłanie niezbędnych dokumentów i formularzy – z uwagi na liczbę dokumentów potrzebnych do zawarcia umowy oraz bezpieczeństwo przesyłania danych, warto zautomatyzować pobieranie danych przez e-formularze. W ten sposób możemy wpłynąć na pozytywny odbiór przez nowego pracownika i uniknąć zbyt skomplikowanego i czasochłonnego wypełniania dokumentów papierowych.
- Zgłoszenie do benefitów.
- Spotkanie i podpisanie wszystkich formalności.
- Przygotowanie miejsca pracy, narzędzi i niezbędnych zasobów
- Zaplanowanie pierwszego dnia pracy oraz procesu onboardingowego na kolejne dni.
- Wysłanie maila dotyczącego pierwszego dnia pracy – taka wiadomość powinna zawierać informacje dotyczące godziny rozpoczęcia pracy, ważnych terminów i wymaganych dokumentów.
Zalety pre-boardingu
Pre-boarding oferuje wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i organizacjom m.in. podnosi zaangażowanie pracowników i daje im możliwość zapoznania się z kulturą firmy jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy. Ponadto pre-boarding buduje poczucie przynależności oraz redukuje wątpliwości kandydata związane z rozpoczęciem zatrudnienia.
Do głównych korzyści efektywnego pre-boardingu można zaliczyć:
- Zwiększenie lojalności nowego pracownika względem naszej organizacji,
- Szybszą integrację z zespołem, która sprzyja efektywniejszej współpracy,
- Większą klarowność w kwestii nowej roli w organizacji,
- Otwarcie możliwości rozwoju osobistego oraz nabywania nowych umiejętności,
- Poprawę retencji poprzez organizację ciekawych aktywności powitalnych i spotkań integracyjnych,
- Skrócenie czasu potrzebnego na zapoznanie się z informacjami dotyczącymi bezpieczeństwa IT i wszelkimi kwestiami zgodności.
Checklista pre-boardingowa
Pre-boarding pracowników powinien być zarówno procesem informacyjnym, jak i angażującym. Poniżej znajdziesz kilka pomysłów na działania pre-boardingowe, które wspierają integrację nowych pracowników:
- Spersonalizowana wiadomość preboardingowa informująca o dołączeniu nowego pracownika wysłana mailowo (komunikacja wewnętrzna) lub umieszczona na platformach społecznościowych (komunikacja zewnętrzna), która wywoła entuzjazm zarówno wśród dotychczasowych, jak i nowych pracowników.
- Spotkanie wprowadzające z zespołem, na którym nowy pracownik pozna ciekawostki o firmie i dowie się więcej o środowisku, w którym będzie pracować i przyzwyczai się do nowych zwyczajów w przyjaznej atmosferze.
- Lista z praktycznymi informacjami, najważniejszymi kontaktami i schematem organizacyjnym, która może okazać się niezwykle pomocna dla nowej osoby stawiającej pierwsze kroki w firmie.
- Pomoc mentora, który podzieli się praktycznymi wskazówkami i najlepszymi praktykami, ponieważ doskonale zna kulturę firmy i innych pracowników.
- Pakiet powitalny w formie paczki zawierającej m.in. upominki firmowe.
Pre-boarding — podsumowanie
Rozpoczęcie nowej pracy jest dla większości osób niezwykle stresującym wydarzeniem. Wiąże się z wieloma wątpliwościami i niewiadomymi. Jednak skrojony na miarę pre-boarding może znacząco ułatwić nowym pracownikom przejście przez ten trudny okres zmian.
Stosując w tym procesie zasadę traktowania innych tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani, nie można niczego zepsuć!
O autorce
Autorką artykułu „Pre-boarding — czym jest i dlaczego warto” jest Karolina Miniach, HR Business Partner w firmie rekrutacyjnej Devire. Karolina posiada ponad 6-letnie doświadczenie w zarządzaniu ludźmi i procesami HR. W Devire odpowiada za reagowanie na potrzeby biznesu przez dostosowywanie procesów HRowych i odpowiednich narzędzi, ale także inicjowanie odpowiednich przedsięwzięć z zakresu HR – m.in. Digitalizacja procesów, Learning & Development, Performance Management, Employer Branding.
Spersonalizowana wiadomość preboardingowa jest kluczowym narzędziem w procesie integracji nowych pracowników. Warto uwzględnić różne elementy, aby zapewnić kompleksowe i spersonalizowane doświadczenie takie jak: osobiście przywitaj nowego pracownika w zespole, omów kulturę organizacji i jej wartości, podziel się planem pierwszego dnia/tygodnia w pracy, w tym miejsce, godziny i plan spotkań, rozpisz listę dokumentów do zapoznania się i podpisania w pierwszych dniach, udostępnij dane do logowania do systemów firmy i instrukcje dotyczące korzystania z narzędzi komunikacyjnych i innych platform, podziel się danymi kontaktowymi do kluczowych osób w zespole oraz do mentora, dołącz przegląd pakietu świadczeń, ubezpieczeń zdrowotnych oraz zakres szkoleń.
Kluczowe jest dostosowanie tych elementów do specyfiki firmy oraz stanowiska pracy. Personalizacja i dbałość o indywidualne potrzeby nowego pracownika sprawią, że proces preboardingu będzie bardziej skuteczny.
Skuteczne planowanie procesu onboardingowego po pierwszym dniu pracy obejmuje kilka kluczowych kroków. Po pierwsze, istotne jest dostosowanie do indywidualnych potrzeb nowego pracownika i zachęcanie go do aktywnego uczestnictwa w procesie integracji. Warto uwzględnić różne aspekty, takie jak edukacja, integracja z zespołem, zapewnienie dostępu do potrzebnych zasobów oraz monitorowanie postępów. Proces ten powinien być elastyczny i otwarty na dostosowania w zależności od specyfiki danej organizacji i nowego pracownika. Zadbaj również o ciągłe zbieranie opinii i informacji zwrotnych, aby proces onboardingowy mógł być stale doskonalony. Wreszcie, współpraca z zespołem HR oraz liderami zespołów może znacząco ułatwić cały proces.
Automatyzacja procesu przesyłania dokumentów i formularzy w ramach pre-boardingu może być osiągnięta poprzez implementację dedykowanego systemu do zarządzania onboardingiem. Wdrożenie takiego narzędzia może znacznie ułatwić i usprawnić cały proces. Kluczowe elementy do uwzględnienia:
Platforma Onboardingowa – wybór specjalistycznej platformy onboardingowej, która umożliwia zarządzanie cyklem życia pracownika. Upewnienie się, że platforma oferuje możliwość automatycznego przesyłania dokumentów i formularzy.
Elektroniczne Podpisy – integracja z systemami umożliwiającymi elektroniczne podpisy, aby przyspieszyć procesy formalne.
Integracja z Systemami HR – zapewnienie integracji z systemami HR oraz bazą danych pracowników, aby uniknąć podwójnego wprowadzania danych.
Implementacja odpowiedniego narzędzia do zarządzania onboardingiem pozwoli na skuteczną automatyzację procesu przesyłania dokumentów i formularzy, co z kolei przyspieszy i uprości integrację nowych pracowników.
