Jakie trendy będą dominowały w finansach i Shared Servicach w 2024 roku?
14 min czytania
16 stycznia 2024
Sektor usług wspólnych podlega ciągłym zmianom, nieustannie dostosowując się do dynamicznego środowiska biznesowego. Na bieżąco adaptuje się do nowych wyzwań i przepisów oraz zmieniających się potrzeb firm. Ten stały proces transformacji pozwala branży na skuteczne reagowanie na zmienne warunki rynkowe, a także na wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań, które umożliwiają efektywne i zrównoważone funkcjonowanie w coraz bardziej konkurencyjnym otoczeniu biznesowym.
Wraz z topowymi ekspertami z branży przyglądamy się, jakie zmiany zachodzą obecnie w obszarze usług wspólnych oraz analizujemy nadchodzące w 2024 roku trendy, które będą kształtowały przyszłość tego dynamicznego sektora. Pytamy, jakie wyzwania stawiają przed firmami nowe realia rynkowe, które innowacje stają się kluczowe oraz jak organizacje dostosowują swoje modele usług wspólnych, aby efektywnie odpowiadać na współczesne oczekiwania i potrzeby?
Dowiedz się, jakie trendy będą dominowały w finansach i Shared Servicach w nowym roku, aby móc się przygotować na nadchodzące zmiany.
Nowa rola dyrektora finansowego (CFO) i kontrolera
W obliczu wyzwań ostatnich lat, takich jak zmienność rynku i rosnąca rola technologii, dyrektorzy finansowi (CFO) muszą odejść od tradycyjnej roli księgowych i analityków. Mają bowiem coraz większy wpływ na decyzje biznesowe i realizowane projekty. Powinni stać się partnerami biznesowymi, którzy aktywnie uczestniczą w podejmowaniu decyzji i kształtowaniu strategii firmy. CFO, którzy podejmą się zmiany podejścia, będą w stanie zapewnić swoim firmom przewagę konkurencyjną.
Transformacja tej roli jest ściśle związana również z dynamicznym rozwojem technologii. Obecnie zakres obowiązków dyrektora finansowego obejmuje również kwestie zgodności (compliance), automatyzację procesów i analizę danych. Stanowisko CFO wymaga więc stałego podnoszenia kwalifikacji, pasji do pracy oraz umiejętności tworzenia silnych zespołów. Osoba odpowiedzialna za kwestie finansowe musi być świadoma dynamicznych zmian zachodzących na rynku w zakresie raportowania niefinansowego, podatków i e-fakturowania. Nowoczesne firmy na bieżąco dostosowują się do tych wyzwań, wykorzystują zaawansowane technologie i innowacyjne podejścia do zarządzania finansami. Dlatego właśnie ciągły rozwój na tym stanowisku jest tak kluczowy.
Ta zmiana podejścia wymaga od dyrektora finansowego nowych umiejętności i kompetencji. Musi mieć głębokie zrozumienie biznesu i umieć myśleć strategicznie. Kluczowa w tej roli jest gotowość do reagowania na kryzysy oraz elastyczne i strategiczne podejście. Osobę na tym stanowisku powinna również cechować odwaga do podejmowania trudnych decyzji, determinacja i umiejętność radzenia sobie z presją — mówi Małgorzata Sułkowska, Senior Team Leader w Devire.
Zastanawiasz się jakie są stawki w Twojej branży? Sprawdź raport płacowy Devire.
Raportowanie ESG
W 2023 roku wprowadzone zostały nowe wymogi dotyczące raportowania niefinansowego (ESG). Zgodnie z dyrektywą CSRD UE, około 3 tysięcy firm w Polsce i około 50 tysięcy w Unii Europejskiej będzie podlegać raportowaniu w zakresie środowiska, społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) i rządzenia korporacyjnego (Governance).
Niestety wciąż niewiele polskich przedsiębiorstw jest gotowych do spełnienia tych wymogów. Informacje rynkowe wskazują, że większość firm ogranicza się jedynie do deklaracji (szczególnie w zakresie klimatycznym) i rzadko poddaje swoje działania zewnętrznej weryfikacji.
Kluczowym aspektem nadchodzącej zmiany jest standaryzacja raportowania ESG, mająca na celu zapewnienie przejrzystości i możliwości porównywania danych między różnymi firmami. Ma to ułatwić inwestorom, konsumentom i innym interesariuszom podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych danych. Celem standaryzacji jest również zachęcenie przedsiębiorstw do transformacji w kierunku zrównoważonego rozwoju. Raportowanie ułatwi firmom śledzenie postępów w tym zakresie oraz identyfikację obszarów, w których mogą dokonywać ulepszeń. Jednym z wyzwań związanych ze standaryzacją raportowania ESG jest przeszkolenie audytorów. Muszą mieć odpowiednie umiejętności i wiedzę, aby ocenić wiarygodność i spójność raportów. Audyt stanowi bowiem niezbędnym element tego procesu.
Jednym z wyzwań związanych ze standaryzacją raportowania ESG jest przeszkolenie audytorów. Muszą mieć odpowiednie umiejętności i wiedzę, aby ocenić wiarygodność i spójność raportów.
W ostatnich latach powstało wiele poradników i wytycznych dotyczących raportowania ESG. Raporty te muszą uwzględniać aż 1200 różnych wskaźników, z czego 300 jest obowiązkowych. Raportowanie ESG powinno obejmować cały łańcuch wartości firmy, w tym jej wpływ na środowisko. Powinno być neutralne i obejmować zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty działalności przedsiębiorstw.
Raportowanie ESG może być wyzwaniem dla wielu organizacji, ponieważ wymaga od nich zebrania i analizy dużych ilości danych. Firmy muszą również upewnić się, że ich raporty są wiarygodne oraz zgodne z obowiązującymi przepisami. Zmiany prawne i wzrastające oczekiwania ze strony organów regulacyjnych mogą sprawić, że dostosowanie się do wszystkich wymogów stanie się bardzo skomplikowane i niezwykle wymagające — mówi Małgorzata Sułkowska, Senior Team Leader w Devire.
Szykujesz nową siatkę płac dla pracowników w Twojej organizacji? Sprawdź aktualne wynagrodzenia w Polsce.
Technologie wspierające transformację finansów
Sektor usług wspólnych co roku przechodzi pewne zmiany. Rozwój tej branży w Polsce pokazał, że centra BPO/SSC/GBS przenoszą się do mniejszych miast, wprowadzają model pracy hybrydowej i coraz intensywniej korzystają z zaawansowanych technologii.
Istotnym trendem będzie powszechne wykorzystanie sztucznej inteligencji i automatyzacji w obszarze wielu operacji biznesowych. Proste działania będą coraz bardziej wspierane przez technologię – mówimy tu zarówno o procesach analitycznych, finansowych, księgowych, jak i tych związanych z obsługą klienta. Dzięki temu centra usług wspólnych mogą zwiększyć swoją efektywność i zautomatyzować wiele procesów.
W 2024 roku największych wyzwaniem dla pracodawców będzie efektywne zarządzanie rozproszonymi zespołami. Inną trudnością może się okazać pozyskanie profesjonalistów posiadających kompetencje niezbędne do rozwoju AI. Zapotrzebowanie na takie osoby jest coraz większe, a ich dostępność pozostaje wciąż ograniczona — mówi Wiktor Doktór, Prezes Pro Progressio.
Motywacja i zarządzanie talentami w finansach i Shared Servicach
Ostatnie lata były dla managerów i działów HR prawdziwym sprawdzianem umiejętności i kompetencji. Pandemia i wojna w Ukrainie wymagały od nich nieustannego dostosowywania się i podejmowania trudnych decyzji. Motywowanie pracowników, jak i zarządzanie talentami nabrało w tym czasie zupełnie innego znaczenia. Stało się zdecydowanie bardziej wymagające i złożone.
Wiązało się nie tylko szybkim, sprawnym i transparentnym przemodelowaniem komunikacji czy codziennej współpracy poza biurem, ale także z efektywniejszym rozliczaniem realizowanych zadań. Managerowie musieli skupić się na zadbaniu o najcenniejszy kapitał każdej organizacji, czyli o ludzi. Można było to osiągnąć wyłącznie poprzez dostrzeżenie potencjału i odpowiednie zarządzanie talentami.
Należy zrozumieć potrzeby zatrudnionych osób i stworzyć środowisko pracy, które pozwala im się rozwijać i osiągać sukcesy.
Na motywację pracownika niezmiennie wpływają jasno określone zadania, realne cele, konstruktywny i regularny feedback oraz poczucie sprawczości. Aby to osiągnąć, należy zrozumieć potrzeby zatrudnionych osób i stworzyć środowisko pracy, które pozwala im się rozwijać i osiągać sukcesy. Pracownicy powinni odczuwać satysfakcję z dobrze wykonanej pracy i umieć wyciąganie wnioski z niepowodzeń oraz radzić sobie z konsekwencjami swoich decyzji i działań.
Jak motywować pracowników i zatrzymać ich w firmie? To pytanie wciąż pozostaje aktualne, szczególnie w czasach pracy zdalnej i hybrydowej. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników. To szczególnie ważne dla pokoleń, które nie znają innego modelu niż praca zdalna, bo zaczynały swoją karierę w czasie pandemii. Nie możemy również zapominać o ich dobrostanie. Nie chodzi tu tylko o standardowe benefity, które stały się elementarną częścią większości ofert pracy. Chodzi przede wszystkim o kulturę organizacyjną i budowanie przyjaznego miejsca pracy. W ten sposób dbamy o dalszy rozwój zarówno pracowników, jak i całych organizacji — mówi Eliza Sikorska, Business Unit Manager w Devire.
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to dokument zawierający określone w przepisach informacje, zapisany w odgórnie ustalonym formacie .xml. Jej wprowadzenie zastąpi faktury papierowe i elektroniczne.
Nowa procedura wymaga dostosowania istniejących procesów oraz systemów finansowo-księgowych. Będzie to szczególnie trudne dla tych firm, które dotychczas nie korzystały z rozwiązań elektronicznych, a będą musiały zaadaptować się do nowych procedur i stawianych przed nimi wymagań.
Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów, od lipca 2024 roku e-fakturowanie stanie się obligatoryjne. Nowy system zniesie obowiązek przekazywania JPK-FA. Dzięki bezpośredniemu przekazywaniu faktur do KSeF, urzędy skarbowe będą miały natychmiastowy dostęp do tych dokumentów, co wyeliminuje konieczność dodatkowych pytań lub żądań ze strony fiskusa.
Ogólnokrajowy system KSeF został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Nie jest więc czymś nowym czy zaskakującym. Jednak adaptacja istniejących systemów księgowo-magazynowych oraz korzystanie ze zdecydowanie bardziej zaawansowanych i złożonych systemów może stanowić spore wyzwanie dla firm. Bez wątpienia będzie to proces kosztowny i czasochłonny. Warto więc podejść do niego strategicznie i wcześniej pomyśleć o przygotowaniu pracowników do nowych obowiązków — podkreśla Mariusz Wyrzykowski, Dyrektor Generalny w Lucchini Poland.
KSeF a wyzwania związane z walidacją faktur i bezpieczeństwem
Wprowadzenie systemu KSeF jest przełomową zmianą i stawia przed firmami istotne wyzwania, zwłaszcza w obszarze walidacji faktur. Wprowadzenie skutecznych systemów weryfikacyjnych jest niezbędne, aby zagwarantować zgodność z nowymi standardami. Firmy będą musiały spełnić określone wymogi techniczne, wprowadzić procedury uwierzytelniania oraz zapewnić bezpieczeństwo przesyłanych danych.
KSeF otwiera również drzwi do potencjalnych nadużyć, w szczególności manipulacji fakturami. Firmy muszą zainwestować w narzędzia do wykrywania nieprawidłowości i dostosować politykę bezpieczeństwa, aby zminimalizować ryzyko malwersacji. Proces akceptacji faktur powinien być jasny i przejrzysty, bez miejsca na różne interpretacje.
Zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu powinien skupić się na przeszkoleniu pracowników z nowych procedur oraz wprowadzić kontrolę dostępu do kluczowych funkcji systemu. Ważne jest, aby pracownicy zdawali sobie sprawę z potencjalnych zagrożeń związanych z procesem weryfikacji faktur, ponieważ po wdrożeniu systemu istnieje ryzyko, że uzyskają dostęp do informacji, do których wcześniej nie mieli pełnego dostępu. Dlatego właściwa konfiguracja systemu odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa danych i procesów.
Firmy wprowadzające system KSeF muszą skoncentrować się na efektywnej walidacji faktur oraz zabezpieczeniu przed potencjalnymi nadużyciami poprzez inwestycję w technologię i edukację pracowników. To kluczowe aspekty, które pozwolą organizacjom skutecznie zarządzać zmianami i minimalizować ryzyko związane z nowym systemem — podkreśla Klaudia Derela, Partner Zarządzający w GLC.
Niedobór talentów na rynku pracy
W ostatnim czasie można zaobserwować zwiększoną aktywność kandydatów na rynku pracy. Pomimo tego nie maleje zapotrzebowanie na wciąż brakujących specjalistów. Dotyczy to przede wszystkim kandydatów znających języki obce, m.in. skandynawskie oraz — co może być dość zaskakujące — język niemiecki. Wiele firm z sektora usług wspólnych odczuwa braki kompetencyjne w tym obszarze, zarówno w rolach związanych stricte z obsługą klienta, jak i w przypadku pracy w finansach czy księgowości.
Znalezienie, przyciągnięcie i utrzymanie pracowników, którzy posiadają poszukiwane przez firmy kompetencje, w tym znajomość języka obcego na poziomie B2/C1 i wiedzę specjalistyczną, wciąż pozostaje dużym wyzwaniem dla działów HR oraz managerów. Sukcesywny powrót firm do pracy hybrydowej dodatkowo utrudnia pozyskiwanie talentów, ponieważ zawęża rynek potencjalnych kandydatów. W 2024 roku firmy nadal będą się zmagać z wyzwaniami związanymi z poszukiwaniem najlepszych specjalistów — komentuje Eliza Sikorska, Business Unit Manager w Devire.
Szykujesz nową siatkę płac dla pracowników w Twojej organizacji? Sprawdź aktualne wynagrodzenia w Polsce.
Jakie trendy będą dominowały w finansach i Shared Servicach w 2024 roku? — Podsumowanie
Branżę finansów oraz usług wspólnych wyróżnia dynamizm oraz umiejętność dopasowania się do zmieniających się wyzwań biznesowych. W nadchodzącym roku jeszcze bardziej wzrośnie rola nowych technologii. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów będą w stanie całkowicie odmienić sposób funkcjonowania tego sektora.
Wprowadzony zostanie również system KSeF, który postawi przed firmami nowe wyzwania, zwłaszcza w obszarze walidacji faktur. Przedsiębiorstwa będą również zobligowane do raportowania ESG. Nadchodzące zmiany prawne i wzrastające oczekiwania ze strony organów regulacyjnych mogą sprawić, że dostosowanie się firm do wszystkich wymogów stanie się bardzo skomplikowane i niezwykle wymagające.
Szukasz sprawdzonej firmy rekrutacyjnej? A może szukasz najlepszych ekspertów do kluczowego projektu? Nasza specjalizacja to m.in. rekrutacja w finansach i rekrutacja w shared services. Odkryj, co możemy dla Ciebie zrobić.
Dyrektorzy finansowi muszą stale rozwijać swoje umiejętności, aby efektywnie zarządzać w dynamicznym środowisku biznesowym. Współczesne wyzwania wymagają od nich nie tylko głębokiej wiedzy z zakresu finansów, ale także umiejętności analizy danych, technologicznej wiedzy, a także zdolności do przewidywania i adaptacji do zmian. Przykładowo, mogą potrzebować lepszego zrozumienia analizy danych i technologii finansowych, aby efektywnie wykorzystać narzędzia do analizy danych lub wdrażać nowoczesne systemy finansowe. Potrzebuje również szeregu umiejętności miękkich, które pozwalają mu skutecznie zarządzać zespołem w zmieniającym się środowisku biznesowym. Przede wszystkim, umiejętność komunikacji jest kluczowa – zarówno w formie werbalnej, jak i pisemnej, umiejętność jasnego przekazywania informacji, inspirującego przemawiania oraz zdolność do słuchania i empatii.
Przygotowanie do wdrożenia systemu KSeF wymaga zrozumienia jego wpływu na organizację. Firmy powinny zacząć od dokładnej oceny swoich aktualnych procesów i systemów, aby zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy lub dostosowania do wymagań KSeF. Następnie konieczne jest zaplanowanie odpowiednich działań wdrożeniowych, włączając w to szkolenie personelu, aktualizację procedur i polityk oraz monitorowanie postępów, aby zapewnić zgodność i skuteczność systemu.
Firmy zobowiązane do raportowania ESG to zazwyczaj te, które działają w sektorach, gdzie aspekty środowiskowe, społeczne i zarządcze mają istotny wpływ na ich działalność i interesariuszy. W szczególności, publiczne spółki notowane na giełdzie często są pod szczególnym nadzorem w zakresie raportowania ESG, ponieważ mają obowiązek dostarczania informacji finansowych oraz niefinansowych swoim inwestorom i organom regulacyjnym. Również coraz więcej firm prywatnych również dobrowolnie decyduje się na raportowanie ESG, aby zwiększyć swoją transparentność, poprawić reputację, zwiększyć zaangażowanie interesariuszy i zarządzać ryzykiem.
Motywowanie ludzi do pracy to zadanie lidera, który potrafi budować zaangażowanie, inspirować i tworzyć środowisko sprzyjające rozwojowi. Skuteczny lider wykazuje się empatią, zrozumieniem potrzeb swojego zespołu, udziela wsparcia i oferuje możliwości rozwoju. Ponadto, kluczową rolę odgrywa również umiejętność komunikacji, jasne określanie celów i dążenie do ich realizacji razem z zespołem.
Talent management obejmuje strategię, procesy i praktyki związane z rekrutacją, rozwijaniem i zatrzymywaniem utalentowanych pracowników. Polega to na identyfikowaniu, pozyskiwaniu, rozwijaniu i utrzymywaniu pracowników, którzy posiadają odpowiednie umiejętności i potencjał, aby przyczynić się do osiągnięcia celów organizacji. Włącza to również budowanie kultury organizacyjnej, która wspiera rozwój talentów oraz stwarza warunki do ich efektywnego wykorzystania i rozwoju w firmie.
