Zapraszamy na bezpłatne śniadanie biznesowe połączone z premierą raportu o Dolnym Śląsku - Wrocław, 19.06.2026 r. ZAPISZ SIĘ >>>

Fraud attempts. We have found cases of people falsely claiming to represent Devire. If you come across suspicious messages (especially those sent via email or instant messaging, such as Telegram or Messenger), avoid interacting with them. Devire maintains high standards of privacy and never asks for confidential financial information or charges job candidates. If you have any doubts about whether a message is from our employee, please contact us.

Hide

Outsourcing of office and administrative processes — higher quality and lower costs

6 min read

April 23 2026

MonikaMacur

Outsourcing of office and administrative processes — higher quality and lower costs

In the contemporary business environment, companies must face increasingly significant challenges. Automation, artificial intelligence, rapidly changing technological landscapes, and growing cost optimization pressures compel organizations to seek new solutions that will help them maintain their market position and enable continuous growth. 

For this reason, many companies opt to take advantage of outsourcing office and administrative processes. This allows them to focus on their core activities while ensuring higher service quality and reducing operational costs. Discover why this is an excellent solution for your business: 

The growing popularity of outsourcing office and administrative processes in Poland

Outsourcing of office and administrative processes is becoming increasingly popular among Polish companies. In 2023, the value of the domestic market was estimated at 34.5 billion Polish złoty. The projected growth is expected to reach 42 billion złoty by 2025. 

Companies are increasingly choosing to delegate certain tasks to external service providers to optimize costs, focus on core areas of activity, and gain access to specialized knowledge and skills. This is also a step towards greater savings, often significant. We are talking about savings in terms of time, money, and other resources, says Maciej Glanowski, Business Manager in Business Service Outsourcing at Devire.  

Advantages of outsourcing office and administrative processes

the advantages of office & administrative outsourcing

Outsourcing of office and administrative processes comes with numerous benefits, including cost reduction and improved process quality. Let’s explore some additional advantages: 

1. Cost Optimization

The primary advantage of outsourcing office and administrative processes is the reduction of operational costs. This solution lowers expenses related to hiring and training employees, and companies can also save on office space, equipment, and software. 

How does outsourcing reduce costs? It provides significant flexibility in salary structures, eliminates the need to pay for leaves and sick days, and reduces office space rental costs. It can result in savings of around 40%. To determine if outsourcing is suitable for your company, analyze the time and resources currently allocated internally to specific processes and compare them with outsourcing offers, advises Maciej. 

2. Focus on Core Competencies

Outsourcing office and administrative processes allow companies to concentrate on their core competencies, those that generate the most value. This enables them to avoid wasting time and resources on managing ancillary processes. 

This focus enhances the utilization of a company’s potential, increasing its competitiveness. Outsourcing automates many routine tasks, freeing up time and resources for employees to concentrate on more strategic and creative activities. This leads to the development of new products or services and improved customer experiences. Consequently, organizations can significantly enhance their productivity and efficiency, and most importantly, increase revenues. 

3. Access to Specialized Knowledge

Outsourcing companies employ specialists with diverse skills. As a result, their clients benefit from comprehensive and fully professional support for all office and administrative processes without the need for independent recruitment and training. Drawing on the knowledge and experience of professionals who stay updated with the latest trends contributes to high-quality services and reliable task execution. 

4. Better Service Quality and Greater Flexibility

Outsourcing companies continuously improve their processes and procedures to provide the highest quality services to their clients. External specialists consistently work according to industry best practices, contributing to a significant improvement in operational standards within an organization. 

Outsourcing office and administrative processes enable companies to flexibly adjust resources to changing needs, allowing for more efficient scaling, both quantitatively and qualitatively. This is particularly crucial for companies with variable business needs. Additionally, outsourcing companies focus on delivering efficient and timely services, typically outlined in service level agreements. 

5. Access to Modern Technological Solutions

In today’s business landscape, technological innovations can significantly streamline processes, increase productivity, and reduce costs. However, implementing such solutions can be expensive and extremely complicated. 

Outsourcing companies continually invest in new technologies that may be beyond the reach of many firms. They also focus on software development and provide specialized training for employees. Consequently, they can offer their clients the latest tools and solutions. 

Through outsourcing office and administrative processes, you can also benefit from additional systemic support. This strengthens a company’s potential and opens up entirely new possibilities that may be otherwise inaccessible due to substantial costs and a lack of internal resources, says Maciej Glanowski. 

When to consider outsourcing office and administrative processes? Summary

Enhancing business efficiency should be a key strategic goal for every company. Outsourcing can improve work quality by effectively leveraging the experience of an external company. The decision to opt for outsourcing solutions should be preceded by a thorough analysis of business needs and an evaluation of whether internal resources are sufficient for task execution. 

Outsourcing is a beneficial solution for organizations that want to focus primarily on their core areas of activity. It is suitable for small and medium-sized enterprises from various industries that lack sufficient resources to independently manage office and administrative processes, advises Maciej Glanowski. To fully harness its potential, it is crucial to precisely define the company’s needs. Choosing the right outsourcing partner requires a meticulous selection process, considering criteria such as experience, references, and, of course, costs. It is also essential to ensure that services are flexibly tailored to the company’s needs, he adds. 

Outsourcing of office and administrative processes is a business strategy in which a company decides to transfer certain functions and processes related to the office and administrative areas to an external service provider. This means that the organization delegates specific tasks, such as customer service or document management, to a specialized company instead of handling them internally. 

Outsourcing of office and administrative processes involves entrusting tasks related to the daily functioning of the company to an external organization. This may include telephone support, data processing, human resources management, or other administrative processes. Outsourcing companies specialize in these areas and offer their services in exchange for a specified fee. 

Business processes recommended for outsourcing are often those that are routine, time-consuming, but not crucial to the core operations of the company. Examples include customer service, payroll processing, document handling, as well as IT, marketing, or supply chain management. The decision to outsource a specific process should be based on an analysis of cost benefits, focusing on core competencies, and improving efficiency. 

Selecting the right outsourcing company requires careful analysis and consideration of several key factors. Here are a few steps: needs analysis, experience and references, data security, contract and terms, communication. A thorough examination of the company and careful preparation will help in choosing the right outsourcing partner that meets the needs and contributes to the operational efficiency of your company. 

About the author

Maciej Glanowski is a manager with 15 years of sales experience, including over 6 years in employee outsourcing services and temporary employment. He has led projects for companies ranked in the TOP 100 of the Forbes magazine, sharing knowledge and experience as an operational and sales consultant in numerous Polish and international organizations. 

Are you planning to implement outsourcing of office and administrative processes in your organization? Contact us, and we will help you tailor an optimal solution to meet your company’s needs. 

MonikaMacur

dot dot

Katarzyna Paszkiewicz

HR Senior Manager, 3M

Managerka HR z wieloletnim doświadczeniem, obecnie w 3M na stanowisku Senior HR Manager dla zakładów produkcyjnych i funkcji wspierających w Europie. Z 3M związana od 15 lat w rolach o rosnącej odpowiedzialności; była członkini Zarządu i liderka różnorodności, równości i włączania w regionie EMEA. Doświadczenie zawodowe zdobywała w Polsce i za granicą, m.in. w Philips Lighting oraz w firmie badawczej Interview-NSS w Amsterdamie jako Research Managerka. Absolwentka psychologii społecznej na Uniwersytecie Wrocławskim. Studiowała psychologię biznesu na University of North Carolina w USA oraz ukończyła studia podyplomowe z zakresu prawa pracy na Uniwersytecie Poznańskim. Prywatnie pasjonatka natury; poszukuje w życiu rozwiązań na rzecz ochrony środowiska i zwierząt.

Magdalena Kanclerz

Dyrektor Regionalna, Devire

Specjalistka HR i rekrutacji z ponad 15-letnim doświadczeniem w branży doradztwa personalnego, zdobytym zarówno w Polsce, jak i za granicą. Specjalizuje się w rekrutacjach stałych na stanowiska menedżerskie i executive, zarządzaniu relacjami z kluczowymi klientami oraz optymalizacji zatrudnienia.
Łączy doświadczenie liderskie i praktykę w zarządzaniu zespołami rozproszonymi z bardzo dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi oraz zdolnością budowania długofalowych relacji z klientami i kandydatami.
Obecnie odpowiada za strukturę regionalną Devire oraz oddziały w Poznaniu, Gdańsku, Wrocławiu, Katowicach i Krakowie.

dr inż. Bartosz Misiurek

Politechnika Wrocławska, Wydział Zarządzania;
Prezes Zarządu,
Leantrix sp. z o.o.

Doktor nauk technicznych, adiunkt na Wydziale Zarządzania Politechniki Wrocławskiej oraz prezes zarządu Leantrix. Od blisko dwóch dekad wspiera rozwój nowoczesnego przemysłu i kompetencji zarządczych w Polsce, specjalizując się w Lean Management, Training Within Industry (TWI) oraz integracji nowych technologii z obszarem zarządzania i produkcji.Autor ponad 50 publikacji naukowych i branżowych wydanych w Polsce i za granicą, prelegent konferencji krajowych i międzynarodowych oraz praktyk, który realizował projekty dla takich firm jak Volvo, Electrolux, IKEA, Philips czy BSH. Jako były TWI Global Coach odpowiadał za rozwój wdrożeń w ponad 60 zakładach produkcyjnych na czterech kontynentach.W swojej działalności łączy świat nauki, biznesu i technologii, podkreślając rolę Dolnego Śląska jako jednego z najważniejszych regionów rozwoju nowoczesnego przemysłu, kompetencji menedżerskich oraz innowacji technologicznych w Polsce.

Krzysztof Hołub

Wiceprezes Zarządu,
WSSE „INVEST-PARK”

Od wielu lat zawodowo związany z Dolnym Śląskiem. Menedżer z bogatym doświadczeniem w zarzadzaniu dużymi korporacjami i przedsiębiorstwami. Z powodzeniem kieruje strategicznym rozwojem spółki, koncentrując się na realizacji kluczowych celów biznesowych oraz wzmacnianiu pozycji rynkowej spółki. Ekspert w obszarze rynków nieruchomości, skutecznego pozyskiwania międzynarodowych inwestycji na obszar strefy, a także budowania długofalowych relacji biznesowych z inwestorami, samorządowcami oraz instytucjami otoczenia biznesu i administracji publicznej. Uczestnik wielu międzynarodowych misji gospodarczych a także spotkań biznesowych na poziomie rządowym i ministerialnym. Ukończył prawo na Wydziale Prawa i Administracji na Uniwersytecie Szczecińskim oraz Master of Business Administration (MBA) na Polish–American School of Business, Politechnika Wrocławska oraz Central Connecticut State University New Britain, Connecticut, USA. Pełnił funkcje Prezesa Zarządu w spółkach samorządowych, np. WKS Śląsk Wrocław S.A, Wrocławski Park Wodny S.A. – Aquapark Wrocław, a także wiceprezesa zarządu w PFI FUTURE S.A., spółce wyspecjalizowanej w inwestycjach na rynku nieruchomości oraz Prezesa Zarządu spółek z grupy TRUDO sp. z o. o., rozwijając grupę spółek specjalizujących się w budowaniu i komercjalizacji obiektów biurowych.

Marcin Ostrowski

Head of Strategic Sales / Growth & Engagement, Devire

Jest ekspertem w obszarze rozwoju biznesu, rekrutacji oraz budowania relacji z klientami w sektorze przemysłowym.
Od kilkunastu lat wspiera organizacje produkcyjne i przemysłowe w Polsce w pozyskiwaniu kluczowych kompetencji oraz skalowaniu zespołów - zarówno na etapie stabilnego rozwoju, jak i w okresach dynamicznych transformacji. Posiada bogate doświadczenie we współpracy z inwestorami zagranicznymi, w tym przy projektach typu greenfield, gdzie wspierał budowę struktur organizacyjnych od podstaw.
W swojej pracy łączy perspektywę sprzedaży, HR i realiów operacyjnych firm przemysłowych. Koncentruje się na budowaniu długofalowych relacji biznesowych oraz tworzeniu rozwiązań odpowiadających na zmieniające się potrzeby rynku pracy.

Katarzyna Prociak

Dyrektor, Departament Pozyskiwania Inwestora i Sprzedaży, WSSE „INVEST-PARK”

Doświadczona liderka sprzedaży i rozwoju biznesu, związana z Wałbrzyską Specjalną Strefą Ekonomiczną "INVEST-PARK" Sp. z o.o., gdzie odpowiada za współpracę z biznesem oraz samorządami w ramach rozwoju projektów inwestycyjnych w regionie.
Specjalizuje się w obszarach takich jak:
- inwestycje i nieruchomości przemysłowe,
- rozwój biznesu i pozyskiwanie inwestorów,
- doradztwo lokalizacyjne dla firm oraz wsparcie w zakresie pomocy publicznej.
Na co dzień współpracuje z międzynarodowymi i polskimi przedsiębiorstwami, wspierając ich w lokalizacji i rozwoju działalności w dynamicznie rozwijających się regionach Polski.Stawia na budowanie długofalowych relacji biznesowych oraz realne wsparcie rozwoju gospodarczego poprzez skuteczne projekty inwestycyjne.

Magdalena Borkowska

Doradca Zarządu,
DotConnect

Manager z kilkunastoletnim doświadczeniem w prowadzeniu projektów na styku biznesu, technologii i regulacji w sektorze finansowym oraz w zakresie bezpieczeństwa informacji. W przeszłości w BNP Paribas TFI i Alior TFI realizowała interdyscyplinarne inicjatywy obejmujące rozwój systemów raportowych, cyfrowych kanałów informacyjno-transakcyjnych oraz integracji ze środowiskiem bankowym, wymagających ścisłej współpracy z zespołami IT i dostawcami technologii. Skupia się na komunikacji między biznesem a technologią, zarządzaniu zmianą oraz budowaniu zespołów w dynamicznym środowisku projektowym. Interesuje się rolą kompetencji miękkich w projektach technologicznych i we współpracy IT z organizacją.

Andrzej Nowicki

Vice President of People & Brand, B2B Soft

Ekspert i menadżer z obszaru HR i budowania marki z blisko 15-letnim doświadczeniem w rozwijaniu firm technologicznych oraz budowaniu zespołów w środowisku międzynarodowym. Specjalizuje się w rekrutacji i outsourcingu kadr IT, transformacjach HR oraz wdrażaniu globalnych frameworków wspierających rozwój biznesu i skalowanie organizacji. W swojej karierze współtworzył organizacje od etapu niewielkich zespołów do struktur liczących setki specjalistów w wielu krajach, prowadził transformacje procesów HR, wdrażał systemy zarządzania ludźmi oraz rozwijał modele rekrutacji i outsourcingu w branży IT.

Obecnie jako VP of People & Brand w B2B Soft nadzoruje strategię personalną i marketingową dla podmiotów grupy na czterech kontynentach: w Europie, USA, Azji oraz regionie LATAM. W swojej pracy stawia na pragmatyczne podejście, koncentrację na wynikach oraz umiejętności przekładania złożonych wyzwań organizacyjnych na konkretne działania, które mają sens zarówno dla biznesu, jak i dla ludzi.

dr Anna Rożej-Adamowicz

Wiceprezes
Inseqr Sp. z o. o.

Doktor nauk społecznych, ekspert ds. zarządzania oraz prowadzenia projektów, w tym projektów związanych z cyberbezpieczeństwem. Od wielu lat zajmuję się problematyką dotyczącą zagrożeń w cyberprzestrzeni, analizą zagrożeń informacyjnych szczególnie w kontekście infrastruktury krytycznej, zagadnieniami bezpieczeństwa systemów i informacji w przedsiębiorstwach i jednostkach publicznych oraz szeroko rozumianym bezpieczeństwem publicznym. Ekspert ds. ochrony informacji niejawnych, w tym aktywny Pełnomocnik ds. OIN. Specjalizuje się także w ocenie zagrożeń oraz konstruowaniu polityk bezpieczeństwa dla systemów IT przetwarzających informacje niejawne.

Autor wielu publikacji z obszaru zarządzania i bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych. Członek Polskiego Towarzystwa Bezpieczeństwa Narodowego (PTBN) i Makroklastra – Technologie w Bezpieczeństwie Publicznym stworzonego z inicjatywy Politechniki Wrocławskiej.

Krzysztof Wawrzynkowski

Chief Techology Officer
PayPo

Doświadczony lider technologii z ponad dwudziestoletnim stażem w zarządzaniu zespołami, produktami i operacjami ICT. Łączy doświadczenie z dużych organizacji i dynamicznych startupów, budując skuteczne zespoły oraz dostarczając produkty skoncentrowane na potrzebach klientów.

Pracował m.in. dla Nokia, HERE Technologies, HOME24.de, ERGO Digital IT, Rankomat (Bauer Media Group) oraz PayPo, zdobywając szeroką wiedzę w obszarze fintech, ubezpieczeń, mobile i systemów nawigacyjnych. Specjalizuje się w łączeniu strategii biznesowej z technologią oraz w prowadzeniu transformacji opartych na zwinnych metodach zarządzania.

W swojej pracy stawia ludzi w centrum zmiany – wierzy, że silne relacje, jasna komunikacja i kultura rozwoju są fundamentem skutecznego przywództwa.

Devire Hire+

Gain access to verified and selected candidate profiles, ready to work with you right away.